Реферат: Журнал операцій

4.12. Введення початкових залишкiв

Щоб почати застосовувати "1С:Бухгалтерiю-Проф." на вже дiючому пiдприємствi, необхiдно не тiльки встановити план рахункiв, довiдники аналiтичного облiку, константи програми, але i ввести залишки по всiх рахунках (початкове сальдо) на початок того перiоду, з якого Ви збираєтеся примiняти програму (тобто вводити проводки в журнал операцiй).

Попереднi дiї. Перед тим, як приступити до вводу початкових залишкiв, слiд виконати такi дiї:

Визначити план рахункiв, який буде використовуватися (див. розд.3.2 - 3.4). Слiд вказати також по яких рахунках ведеться валютний облiк.

Задати назви видiв субконто (див. розд. 3.5 - 3.6).

Задати ведення аналiтичного облiку. Для цього слiд вказати в планi рахункiв, по яких рахунках i субрахунках буде вестися аналiтичний (в тому числi кiлькiсний) облiк. Для активно-пасивних рахункiв ведення аналiтичного облiку необхiдне, iнакше програма не буде мати даних для розрахунку розгорнутого сальдо i не зможе правильно сформувати звiтнiсть.

Визначити дату початкових залишкiв. Якщо Ви починаєте працювати з програмою не з початку року, слiд вирiшити якi залишкi Ви будете вводити:

залишки на початок року;

залишки на початок кварталу;

залишки на початок мiсяця.

Першиий варiант дозволить отримати вже в цьому роцi баланс з залишками на початок року, але це вимагає вводу всiх проводок (або хоча б зведених проводок) за попереднi квартали року.

Встановити робочий перiод. При вводi залишкiв на початок кварталу слiд встановити робочим перiодом попереднiй квартал, при вводi залишкiв на початок року - останнiй квартал попереднього року. Для встановлення робочого перiоду виберiть в групi "Звiтнiсть" головного меню пункт "Розрахунок залишкiв", пiдведiть курсор до параметра "Робочий перiод" i встановiть потрiбний робочий квартал i рiк.

Встановiть робочу дату. Цiєю датою може бути останнiй день робочого перiоду (тобто кварталу або мiсяця, встановленого в п.1). Для задання робочої дати виберiть пункт "Встановлення параметрiв" групи "Сервiс" головного меню.

Встановити iнтервал видимостi операцiй. Цей iнтервал повинен знаходитися всерединi робочого перiоду, встановленого в п.1, i мати всерединi робочу дату. Наприклад, можна зробити iнтервалом видимостi операцiй весь робочий перiод. Для встановлення iнтервалу видимостi операцiй ввiйдiть в режим "iнтервал операцiй" групи "Операцiї" головного меню. Процес встановлення iнтервалу описаний в розд. 4.9.

Введення залишкiв. Пiсля виконання описаних вище дiй можна почати вводити початковi залишки по використовуваних Вами рахунках i субрахунках. Цi залишки вводяться у виглядi проводок, де вiдповiдний рахунок або субрахунок кореспондується з деяким фiктивним рахунком, наприклад, рахунком з номером 00. Наприиклад, щоб ввести залишки на 1 сiчня 94 року по слiдуючих рахунках:

01	- 10000 крб. дебетове сальдо,
60	- 12300 крб. кредитове сальдо,

необхiдно ввести наступні операцiї:

дата	дебет	кредит	сума
31.12.93	01	00	10000.00
31.12.93	00	60	12300.00

Для вводу початкових залишкiв перейдiть в режим "Журнал операцiй" групи "Операцiї" головного меню. Якщо список операцiй пустий, програма зразу перейде в режим вводу нової проводки. Слiдуючi проводки можна вводити, натискаючи клавiшу Ins .Детально про це йшлося в розд.4.5.

Щоб ввести дебетовий залишок по рахунку або субрахунку, вкажiть код цього рахунка або субрахунка в графi "Дебет" проводки, яка вводиться, а в графу "Кредит" занести код "00". Для вводу кредитового залишка код "00" занесiть в графу "Дебет", а в графу "Кредит" - код рахунка або субрахунка, по якому Ви вводите залишок. Якщо рахунок має субрахунок, то залишки слiд вводити тiлькии по субрахунках, але нi в якому випадку не по рахунку в цiлому (залишок по рахунковi програма розрахує автоматично).

Для тих рахункiв або субрахункiв, по яких задане ведення аналiтичного облiку, слiд вводити залишки по кожному об"єктовi аналiтичного облiку (субконто). В цьому випадку залишок по рахунковi або субрахунковi вводити не потрiбно - програма вирахує його сама, просумувавши залишки по всiх пiдпорядкованих об"єктах аналiтичного облiку.

При вводi проводок по рахунках i субрахунках, по яких ведеться аналiтичний облiк, програма буде пропонувати вiдповiдний список об"єктiв аналiтичного облiку, i Ви повиннi будете вибрати клавiшами é і ê той об"єкт, по якому вводиться залишок, i натиснути Enter . Якщо потрiбний об"єкт аналiтичного облiку не вказаний в списку, його можна туди вставити, натиснувши Ins (детально про це див. розд. 3.6).

При вводi проводок по рахунках або субрахунках, по яких ведеться кiлькiсний облiк, програма буде запитувати про кiлькiсть перед вводом суми проводки.

Для рахункiв i субрахункiв, по яких ведеться валютний облiк, слiд вводити залишки по кожнiй валютi окремо. При вводi проводок по таких рахунках програма буде додатково запитувати валюту проводки i суму в валютi.

Перевiрка правильностi вводу залишкiв. Пiсля того, як всi залишки введено,передивiться оборотно-сальдову вiдомiсть (пункт "Оборотно-сальдова вiдомiсть" групи "Звiтнiсть" головного меню).

Якщо залишки введенi правильно, то залишок на кiнець перiоду по рахунку "00" повинен бути нульовим,тобто суми дебетових i кредитових оборотiв по цьому рахунковi повиннi дорiвнювати одна однiй. Крiм того, бажано звiрити отриманi залишки по рахунках i субрахунках з Вашими фактичними даними. По тих рахунках, де ведеться аналiтичний облiк, Ви можете вивести оборотно-сальдову вiдомiсть по об"єктах аналiтичного облiку, пiдвiвши в режимi перегляду звичайної оборотно-сальдової вiдомостi курсор до рахунка або субрахунка i натиснувши F3 . Тут бажано звiрити залишки по об"єктах аналiтичного облiку в виведенiй вiдомостi з Вашими фактичними даними.