Реферат: Журнал операцій

Вихiд з перегляду журналу операцiй здiйснюється шляхом натиснення клавiши Esc . При цьому програма запам"ятає бiжуче положення курсора, i при наступному звертаннi до журналу операцiй курсор буде встановлено на ту ж проводку.

Друк проводок. Для друку списку проводок Ви можете, натиснувши клавiшу F8 , сформувати журнальний ордер (див. розд.8.4), який складається з проводок, що Вас цiкавлять, i роздрукувати цей журнальний ордер.

4.5. Ввiд проводок

Для вводу нової проводки в журнал операцiй натиснiть клавiшу Ins .

Якщо журнал операцiй пустий, Вам буде запропоновано меню з запитом, що Ви хотiли б ввести в журнал: звичайну проводку, типову операцiю (див.розд.5), або документ чи розрахунок (див.розд.6). В цьому випадку для вводу проводки виберiть клавiшами é і ê в меню потрiбну вiдповiдь i натиснiть Enter .

При вводi проводки Ви повиннi будете послiдовно ввести дату, рахунок /субрахунок дебета, рахунок/субрахунок кредита, суму i короткий змiст проводки. Графа "N" (номер робочого мiсця) заповнюється автоматично, в неї помiщається номер бiжучого робочого мiсця, який заданий в запитi "Встановлення параметрiв" (цей запит виводиться при натисненнi Alt F10 ).

При вводi реквiзитiв проводки слiд мати на увазi слiдуюче:

дата проводки повинна знаходитись в iнтервалi видимостi операцiї (цей iнтервал можна встановити,натиснувши клавiшу F7 , див. розд. 4.9.) i не повинна належати кварталам,що передують робочому. Якщо Ви введете недопустиму дату, програма повiдомить Вас про це. Ви змушенi будете або виправити дату, або натиснути Esc для вiдмiни вводу проводки;

при вводi рахункiв дебета i кредита проводки Ви зможете вибрати їх зi списка рахункiв. Для цього при незаповненому полi дебету або кредиту натиснiть на клавiшу Enter , а якщо Ви вже почали редагування номера рахунка - натиснiть F3 . На екран буде виведено список рахункiв. Виберiть з нього клавiшами é і ê потрiбний Вам i натиснiть Enter ;

якщо по рахунку дебета чи кредита ведеться аналiтичний облiк, то пiсля вводу кода рахунка програма запропонує Вам вибрати зi списка вiдповiдне субконто. Для вибору слiд видiлити його клавiшами é і ê i натиснути Enter . Якщо в списку немає потрiбного субконто, його можна туди ввести, натиснувши Ins (детально про це див. розд.3.6);

якщо по рахунку дебета або кредита ведеться валютний облiк, програма запропонує Вам вибрати зi списка потрiбну валюту. Її слiд вилiлити клавiшами é і ê в списку i натиснути Enter ;

якщо по рахунку ведеться кiлькiсний облiк, то перед вводом суми Вам буде запропоновано ввести кiлькiсть. Пiсля вводу кiлькостi сума проводки автоматично вираховується як кiлькiсть, помножена на цiну субконто. Ви можете виправити розраховану суму або залишити її без змiн.

При вводi реквiзитiв проводки Ви можете редагувати введенi значення, як це описано в розд.2.12. Натиснувши Esc , в будь-який момент Ви можете вiдмiнити ввiд проводки. Якщо в запитi "Параметри" (вiн виводиться при натисненнi Alt F10 ) встановлений режим "Введена проводка активна", то пiсля вводу проводки на неї буде встановлений курсор. Якщо ж цей режим не встановлений, то курсор залишиться на тiй проводцi, на якiй вiн був до вводу нової проводки.

Зауваження.

Якщо по всiх рахунках кiлькiсний вираз проводки повинен бути цiлим (наприклад, Ви ведете облiк в штуках, а не в тонах), доцiльним є встановити в запитi "Параметри" режим "Кiлькiсть тiльки цiла".Тодi в журналi операцiй i в стандартних звiтах кiлькiсть буде виводитися як цiле число, а при запитi кiлькостi програма не дозволить ввести десяткову частину.

Копiювання проводок. При вводi однотипних проводок можна скористатися копiюванням проводок.

Для копiювання проводки встановiть курсор на проводку-зразок i натиснiть клавiшу F9 . Пiсля цього ввiд нової проводки буде аналогiчним описаному вище, тiльки в якостi реквiзитiв нової проводки Вам будуть запропонованi не пустi значення, а реквiзити проводки-зразка. Якщо запропонованi значення не потребують коректування, натискайте клавiшу Enter , якщо потребують - виправте їх, як це описано в розд. 2.12.

В запитi "Параметри" Ви можете встановити, якi реквiзити проводки-зразка переносяться при копiюваннi в нову проводку (натисніть клавіші Alt F10) . Для установки або вiдмiни переносу реквiзита встановiть в запитi "Параметри" курсор злiва вiд вiдповiдного напису i натиснiть Enter .

Зауваження.

Часом "Суму" i "Текст операцiї" не включають в перелiк копiйованих реквiзитiв, що дозволяє запобiгти помилковому вводу суми i змiсту операцiї.

Іншi способи вводу проводок. Крiм ручного вводу проводок, програма дозволяє заповнювати журнал операцiй слiдуючими способвми:

використання типових операцiй дозволяє автоматизувати ввiд стандартних або часто використовуваних операцiй. При вводi типових операцiй створюються одна або кiлька проводок, причому суми цих проводок можуть вираховуватися автоматично (див. розд. 5);

використання документiв i розрахункiв надає ще бiльш унiверсальнi засоби для вводу документiв i проведення бухгалтерських розрахункiв. З допомогою цього режиму в журнал операцiй можна ввести данi про деякий документ (платiжне доручення, рахунок, накладна i т.д.) або розрахунок (прибутку, податку i т.д.) i зв"язанi з ним проводки, якi розраховуються автоматично по заданих формулах. При цьому реквiзити документа можна потiм змiнити i програма перерахує всi зв"язанi з документом проводки. Бiльш детально цi можливостi описанi в розд.6;

перенос проводок дозволяє iмпортувати данi, пiдготованi в других програмах або створенi в "1С:Бухгалтерiї-Проф." на iнших комп"ютерах (див. розд.10.2).

4.6. Коректування i знищення проводок

Коректування проводок. Для коректування реквiзиту проводки видiлiть її курсором, натиснiть Enter i введiть нове значення. Порядок вводу i дiї програми - тi ж, що i при вводi нових проводок (див. розд.4.5), за слiдуючими винятками:

при вводi нових проводок Ви повиннi послiдовно заповнити всi реквiзити проводки (крiм графи з номером робочого мiсця), а при коректуваннi - тiльки змiнити вибраний реквiзит;

при вводi нових проводок натиснення Esc призведе до вiдмiни вводу проводки (всi ранiше введенi реквiзити цiєї проводки зникають), а при коректуваннi натиснення Esc призводить тiльки до вiдмiни коректування вибраного реквiзиту ( всi iншi реквiзиити проводкии не мiняються).

Знищення проводок. Для знищення проводки встановiть курсор на неї i натиснiть клавiшу Del . Програма запитає про пiдтвердження необхiдностi знищення проводки. Для пiдтвердження натиснiть Enter, для вiдмiни знищення проводки - Esc .

Якщо перед натисненням клавiши Del курсор був встановлений на заголовок документа, то програма запитає, чи потрiбно знищувати всi проводки, породженi документом:

Знищити проводки - Enter ! Нi - Esc !

При натисненнi Enter документ буде знищено зi всiма його проводками, а при натисненнi Esc буде знищено тiльки заголовок документа, а його проводки залишаться (вони перетворяться в звичайнi проводкии, такi ж, як введенi в журнал операцiй вручну).

Якщо потрiбно знищити велику кiлькiсть проводок, можна встановити в цих проводках номер робочого мiсця, Який не використоаується в iнших проводках, i скористатися режимом групового знищення проводок (див. розд. 10.2).

4.7. Порядок запису в журналi операцiй

Проводки з журналу операцiй можуть бути вiдсортованi по датах, рахунках дебета, рахунках кредита, сумах проводок i змiсту операцiй. Для встановлення потрiбного порядку виводу проводок i документiв слiд натиснути:

F2 - для сортування по датi операцiй;

F3 - для сортування по рахунках дебету (назвi документа);

F4 - для сортування по рахунках кредиту (номеру документа);

F5 - для сортування по сумi проводок (документа);

F6 - для сортування по опису операцiї.

Назви цих клавiш виведенi над графами таблицi. Назви клавiш, якi вiдповiдають бiжучому порядковi виводу проводок журналу, виведенi iнверсним кольором.

Зауваження.

Бiльш точно порядок виводу проводок i документiв можна описати слiдуючим чином:

1. Сортування по датах ( F2 ). Документи i проводки групуються по датах. Всерединi кожної дати порядок записiв слiдуючий:

звичайнi проводки (впорядкованi по графi "Короткий змiст");

документи та вiдповiднi їм проводки (цi проводки мiстяться вiдразу за заголовком документа);

звичайнi проводки, перенесенi натисненням Ctrl è "в кiнець дати" (перенос "в кiнець дати" описано нижче). Якщо таких проводок кiлька, то вони впорядковуються по графi "Короткий змiст";

документи, перенесенi натисненням Ctrl è "в кiнець дати", i вiдповiднi їм проводки (цi проводки розмiщаються за заголовком документа).

2. Сортування по рахунках дебета або по типу документа ( F3 ). Спочатку виводяться заголовки документiв, впорядкованi по типах документiв ( документи з однаковими типами виводяться в порядку наростання номерiв документiв). Потiм виводяться проводки, впорядкованi по рахунках дебету проводки (проводки з однаковим рахунком дебету виводяться в порядку їх дат).

3. Сортування по рахунках кредиту або по номерах документiв ( F4 ). Спочатку виводяться заголовки документiв, впорядкованi по номерах документiв (документи з однаковими номерами виводяться в порядку типiв документiв). Потiм виводяться проводки впорядкованi по рахунках кредиту проводки (проводки з однаковим рахунком кредита виводяться в порядку їх дат).

4. Сортування по сумi ( F5 ). Записи сортуються по сумi, а записи з однаковими сумами впорядковуються по датi.

5. Сортування по змiсту ( F6 ). Записи сортуються по графi "Короткий змiст", а записи з однаковим коротким описом впорядковуються по датi.

Приклади використання порядку записiв.

Змiни порядку виводу документiв i проводок в журналi операцiй може бути зручним засобом для швидкого пошуку iнформацiї в журналi.Як правило, при звичайнiй роботi запси в журналi операцiй впорядковуються по датi (F2 ). Встановивши курсор на проводку, що Вас цiкавить, Ви можете:

натиснувши F3 ,згрупувати разом операцiї по дебету рахунка проводки, наприклад всi операцiї по приходу в касу (дебет 50 рахунка);

натиснувши F4 , згрупувати разом операцiї по дебету рахунка проводки, наприклад, всi проводки по реалiзацiї (кредит 46 рахунка).

Якщо курсор було встановлено на заголовку документа, то натиснення F3 дозволить згрупувати заголовки документiв того ж виду, i Ви зможете швидко перейти до слiдуючого або попереднього документа того ж типу. Наприклад, для переходу до попереднього документа того ж типу в журналi операцiй слiд натиснути F3 , é i F2 . Натиснувши F4 , Ви згрупуєте заголовки документiв з тими ж номерами. Наприклад, якщо Ви пiдтримуєте вiдповiднiсть номерiв рахунків i накладних на вiдпуск товарiв, то натиснення F4 дозволить вивести поряд iз заголовком рахунка заголовок вiдповiдної накладної.

Переключення в режим перегляду по змiсту (F6) може дозволити, наприклад, для кожної проводки, зв"язаної з деяким договором, переглянути всi iншi проводки з даним договором, вияснити, чи була оплата по цьому договору i т.д.

Режим перегляду в послiдовностi сум (F5) може бути використаний, наприклад, якщо Вам прийшла платiжка на якусь суму, а Ви не знаєте, вiд кого могли прийти грошi. Пошук по сумi дозволить пiдiбрати всi операцiї з заданою сумою.

Перенесення проводок i документiв "в кiнець дати". В бiльшостi стандартних звiтiв вiдомостi про проводки згрупованi по датах. Але деколи буває зручно, щоб проводки в звiтах були певним чином згрупованi. Наприклад, операцiя по приходу грошей в касу повинна передувати операцiям видачi грошей. Потрiбний порядок, звичайно, можна встановити з допомогою графи "Короткий опис" проводок (так як проводки всерединi дати групуються саме по цiй графi). Однак програма має бiльш зручний метод перенесення проводок i документiв "в кiнець дати".

Для переносу окремої проводки або документа "в кiнець дати" слiд встановити курсор на цю проводку або на заголовок документа i натиснути Ctrl è . Для вiдмiни переносу натиснiть Ctrl ç .

Зауваження.

Документи можна перенести "в кiнець дати" тiльки повнiстю. Окремi проводки, породженi документами, "в кiнець дати" не переносяться.

4.8. Пошук в журналi операцiй

Швидкий пошук. Для пошуку операцiй по датi, рахунку дебета або кредита, сумi або по перших буквах опису операцiї слiд встановити натисненням клавiш ‘-– вiдповiдний порядок сортування записiв i почати вводити символи графи, яка шукається. Для пошуку по датi вказуйте спочатку рiк, потiм (без крапки) мiсяць i день, наприклад,"930123". Для пошуку документа по його назвi натиснiть F3 , Пробіл i першi символи скороченої назви документа. При пошуку по сумi для пропуску розрядiв,якi нiчого не означають, злiва вводьте пробiли.

У випадку,коли введений символ найдено, вiн вiдображається в нижнiй частинi списка, а курсор встановлюється на перший елемент, що вiдповiдає введеним символам. Для зняття останнього символа зi стрiчки використовуйте клавiшу Backspace (стрілка вліво над клавішею Enter) .

Детальнiше про швидкий пошук в списках розказано в розд. 2.11.

Пошук стрiчки. При переглядi журналу операцiй Ви можете шукати потрiбнi проводки також i по довiльнiй стрiчцi символiв, яка входить в опис проводки. Пошук здiйснюється з допомогою клавiш:

Alt F7	- задання стрiчки символiв i пошук її вниз вiд бiжучої позицiї в журналi операцiй;
Alt F8	- пошук слiдуючого входження даної стрiчки;
Alt F6	- пошук попереднього входження даної стрiчки.