Реферат: Підприємництво в Україні, проблеми і перспективи конкурентноздатності українського підприємництва

У посадовій інструкції обов'язково мають бути такі розділи:

1. Загальні положення (зазначають сферу діяльності працівника, порядок заміщення працівника в разі його тимчасової відсутності, вимоги щодо кваліфікаційної підготовки підлеглість працівника, коло посадових осіб, які підпорядковуються даному працівникові. Наводиться також перелік нормативних документів, якими працівник повинен керуватися в своїй роботі).

2. Функція

3. Посадові обов'язки.

4.. Права.

5. Відповідальність

Як доповнення до основних розділів посадової інструкції може додаватися розділ, в якому регулюються трудові відносини між посадовими особами (визначається коло службових зв'язків, порядок подання звітної інформації тощо).

Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.

Документи класифікують за такими ознаками:

спосіб фіксації;

зміст;

назва;

вид;

складність;

місце складання;

термін виконання;

походження;

гласність;

юридична сила;

стадія виготовлення;

термін зберігання;

рід діяльності та ін.

Документи поділяються на службові та по особливому складу. До службових доку менті в відносяться:

службові листи;

листи до іноземних ділових партнерів;

факси;

службові телеграми;

телефонограми;

протоколи;

витяги з протоколів;

звіти;

довідки;

доповідні записки;

пояснювальні записки;

акти;

накази;

витяги з наказів;

вказівки;

розпорядження;

договори;

договори з господарської діяльності;

трудові договори;

посадові інструкції.

Документи по особовому складу включають:

особові картки;

заяви;

накази по особовому складу;

характеристики;

автобіографії;

анкети,

виготовлення копій з особистих документів, оформлених на трафаретних бланках;

доручення;

розписки;

особові справи,

трудові книжки;

витяг з трудової книжки.

Документообіг - рух документів в організації з моменту їх отримання або утворення до завершення виконання або відправлення. Правильна організація документу сприяє:

оперативному проходженню документів в апараті управління;

рівномірному навантаженню підрозділів та посадових осіб;

позитивному впливу на управлінський процес взагалі.

Рух документів в установах має впорядкований характер, тобто виконання творчих операцій з документами (управлінською інформацією) повинно забезпечуватися комплексом технічних та формально - логічних (порівняльних) операцій з обліку документів і довідково - інформаційної роботи, регулюванням розподілення документів між керівниками та спеціалістами, контролем за розглядом, виконанням документів, оперативним та архівним зберіганням їх.

Документообіг - потік документів, які циркулюють між пунктами обробки інформації та пунктами технічної обробки документів.

Документообіг - це регламентована технологічна схема руху документів за встановленими пунктами обробки для виконання необхідних творчих, формально-логічних та технічних операції з документами.

По відношенню до апарату управління розрізняють потоки вхідних;

вихідних та внутрішніх документів До параметрів потоків, які враховуються при організації документообігу належить:

напрям потоку, який визначається пунктами відправлення та призначення;

обсяг потоку, який визначається кількістю документів, які проходять за

одиницю часу;

структура потоку, яка визначається різновидом документів, авторством та

іншими ознаками класифікованого поділу;

режим потоку, який визначається періодом руху документів через пункти обробки.

До документообігу ставлять ряд вимог, які обов'язкові для дотримання в усіх установах:

прямоточність руху документів, проходження документів найкоротшим шляхом;

вибірковість розподілу документів між керівниками та спеціалістами відповідно до їх функціональних обов'язків;

зумовленість переміщення документів діловою необхідністю, виключення непотрібних, дублюючих інструкцій та дій,

одноманітність маршруту руху та складу технологічних операцій для масових категорій документів;

однократність виконання кожної операції;

паралельність виконання різних операцій.

При проектуванні документопотоку в установах складають схеми. Це дозволяє встановити раціональні маршрути та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних категорій та встановити на цій підставі порядок роботи з документами в установах.

Схема документообігу розробляється документаційною службою та погоджується з керівниками зацікавлених структурних підрозділів. Затверджує схеми документообігу керівник документацшної служби або установи. Схема може бути розроблена для всіх документів або для різних їх категорій.

Реєстрація документів - фіксація факту створення або отримання документу шляхом надання йому порядкового номеру та запису встановлених відомостей про нього. Вона необхідна для обліку, контролю та пошуку документів, придання йому юридичної сили.

В установі реєструють не всі, а найбільш важливі документи.

Обов'яаково реєструють:

документи, які надходять з вищестоящих органів та які направляються до них;

листи та запити народних депутатів;

найважливіші внутрішні документи - накази, розпорядження, протоколи, плани, звіти, доповідні та пояснювальні записки, довідки тощо;

звернення громадян;

договори,

найважливіше листування.

Частина документів, які створюються в установах та надходять до них, не реєструються:

первинні документи бухгалтерського, матеріального, статистичного обліку та звітності;

вітальні листи та телеграми,

проспекти, запрошення, прейскуранти;

норми затрат матеріалів;

малозначиме листування з адміністративно-господарських, кадрових та інших питань;

програми, повістки дня, наряди, заявки,

документи, які надходять у копіях для відомостей;

більша частина документів, що не потребують виконання.

Документи реєструють в установі один раз. Якщо відомості про документооборот необхідні структурним підрозділам, одночасно створюють декілька реєстраційних карток, кожну з яких передають в структурний підрозділ. Дчя реєстрації використовують єдині реєстраційні форми: реєстраційну картку та журнали.

Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні та внутрішні в день підписання.

В картці, яка складена на ініціативний вхідний документ, фіксують короткий зміст, дату та індекс відповідного документа, посаду та прізвище особи, яка підписала його. При відсутності письмової відповіді вказують ким, колії і як про це повідомлений автор документа. Наведений запис засвідчується підписом виконавця документа з вказівкою його посади, ініціалів та прізвища.

У картці, яка складена на ініціативний вхідний документ, в грифі вказують дат}' отримання відповіді на нього, індекс та короткий зміст листа автора, в ряді випадків - посада та прізвище особи, яка його підписала. Якщо відповідний документ відсутній, записують коли і яке рішення прийнято з розгляду питань. Запис засвідчується підписом виконавця документа із вказанням його посади, прізвища та ініціалів. Якщо в процесі виконання складався новий документ, вказують його дат}7 та індекс, посаду та прізвище особи, яка підписала, виконавець посвідчує цей запис із зазначенням своєї посади, ініціалів та прізвища.

Справа - це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи діяльності й уміщення в окрему обкладинку.

Формування справи - це визначення незалежності документів до певної справи та систематизація документів у середині справи.

Справи формують централізовано за місцем реєстрації документа у канцелярії підприємства.

Правила формування справ такі:

у справу підшивають документи, роботу з якими закінчено;

у справу підшивають оригінали чи копії, завірені в установленому порядку;

документи, що мають різні терміни зберігання, групують у різні справи;

документи з одного питання підшивають в одну справу (у кожній справі або томі справи має бути не більше ніж 250 аркушів; може. бути кілька томів однієї справи);

до справи вносять лише один примірник документа;

кожний документ, внесений до справи, має бути належним чином оформлений (містити позначку про виконання документа й направлення його до справи);

як правило, до справи вносять документи одного календарного року (навчального року, виборного періоду),

у справу не підшивають документи, що підлягають поверненню, а також чернеток доку меш їв,

у середині справи документи розтошовують у хронологічній (номерній) послідовності (документи, термін зберігання яких становить до 10 років включно, можна розтошовувати у зворотній хронологічній послідовності).

Статут підприємства та інші засновницькі документи вміщують в окрему справу.

Оформлення справ - це комплекс робіт з переплетення, нумерації сторінок, складення завірюваного напису, внутрішнього опису документів (у необхідних випадках), внесення необхідних уточнень до реквізитів обкладинки (уточнення найменування організації, діловодного індексу та заголовку, дати справ та ін.).