Реферат: Документування діяльності по кадрах

2.4. Особова картка

Особова картка – це документ, який служить для аналізу складу і обліку кадрів. Особова картка заводиться після того, як відділ кадрів одержав наказ про прийняття працівника на роботу. Заводиться вона на кожного працівника. Заповнюється особова картка тільки на підставі поданих документів (паспорта, військового квитка, трудової книжки, диплома). На підставі паспорта записуються прізвище, ім’я, по-батькові; рік та місце народження, домашню адресу, номер і серія паспорта, а також термін його дії, ким і коли виданий. На основі військового квитка записуються відомості про військовий облік. Записи про стаж роботи переносяться з трудової книжки. Обов’язкові в особовій картці – дата заповнення і підпис її власника. На зворотній стороні картки роблять відмітки про всі призначенні і переміщення на даному підприємстві, записують відпустки, а також проставляють дату, номер наказу. Особова картка зберігається у відділі кадрів.

2.5. Особовий листок з обліку кадрів

Особовий листок з обліку кадрів – це обов’язковий документ що заповнюється громадянином під час зарахування його на посаду, навчання. Він узагальнює автобіографічні відомості про громадянина шляхом фіксації їх у таблиці.

Реквізити особливого листка з обліку кадрів:

Назва виду документу

Прізвище, ім’я, по-батькові; дата і місце народження

Фотографія того, хто заповнює документ

Відомості про наукові ступені, вчені звання

Якими мовами володіє

Трудова діяльність

Державні нагороди

Вітчизняні, зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки

Відомості про родину

Паспортні дані

Домашня адреса

Особистий підпис

Дата заповнення

2.6. Трудова угода

Трудова угода – це документ, яким регламентуються стосунки між установою і позаштатним працівником.

Трудова угода, укладені зі штатним працівником, визначає коло його доручень, які виходять за межі безпосередніх службових обов’язків.

Реквізити трудової угоди:

Назва виду документу

Заголовок

Місце складання

Дата

Текст з переліком повноважень і зобов’язань сторін.

Юридичні адреси сторін

Підписи

Печатка установи

Трудова угода складається в декількох примірниках, один з яких передається виконавцю, а решта зберігаються безпосередньо на підприємстві.

2.7. Контракт

Контракт – це правовий документ, що засвідчує повну домовленість між підприємством, організацією чи установою і працівником про умови спільної виробничої і творчої діяльності. Згідно із Законами України “Про підприємство”, “Про власність” громадяни через контракт реалізують право розпоряджатися своїми здібностями до праці.

Реквізити контракту:

Назва виду документу із стислим зазначенням його призначення (на виконання обов’язків, на управління підприємством)

Дата й місце підписання

Орган, що наймає працівника

Посада, прізвище, ім’я, по-батькові того, кого наймають

Текст

Підписи сторін – укладачів контракту

Печатка. Що засвідчує підпис наймача.

Структура тексту:

Загальні положення

Функції та обов’язки керівника (фахівця)

Компетенція і права керівника (фахівця)

Матеріальне та соціально-побутове забезпечення фахівця

Відповідальність сторін, вирішення спорів.

Зміна і розірвання контракту

Адреси сторін та інші відомості

Контракт складається у двох примірниках – по одному для кожної сторони; про це зазначається у тексті контракту

2.8. Автобіографія

Автобіографія – це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.

Основні реквізити автобіографії:

Назва виду документу.

Текст, в якому зазначається:

прізвище, ім’я, по-батькові;

дата народження;

місце народження;

відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися);

відомості про громадську роботу;

короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти)

Дата написання

Підпис

Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу

2.9. Характеристика

Характеристика – це документ, у якому в офіційній формі висловлено громадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його вимогу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи.

Реквізити характеристики:

Назва виду документу

Заголовок (прізвище, ім’я, по-батькові особи, якій видається характеристика; рік або повна дата народження; посада; якщо потрібно-місце проживання);

Текст, який містить такі відомості:

трудова діяльність працівника (з якого часу в цій установі, на якій посаді);

ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни (вказуються найбільш значущі досягнення, заохочення та покарання);

моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);

висновки;

призначення характеристики (при потребі);

Дата складання

Підпис керівника установи

Печатка

Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

2.10 Графік відпусток

Кожна організація чи установа перед початком кожного року зобов’язана складати графік відпусток. Проект його готує відділ кадрів, який попередньо погоджується з керівниками підрозділів. Графік відпусток погоджується і затверджується керівником підприємства і ознайомлюється з усіма працівниками.

2.11. Доручення

Доручення – це документ, який організація чи окрема особа надає іншій особі право на певну діяльність або отримання матеріальних цінностей від її імені.

Залежно від суб’єкта, дії доручення поділяються на:

особисті (особа доручає особі);

офіційні (установа доручає особі чи установі);

Особисте доручення юридично правомірне лише у тому випадку, коли підпис особи, що склала доручення, завірив керівник установи печаткою і своїм підписом.

Реквізити особистого доручення:

Назва виду документа

Текст

Дата

Підпис особи, яка склала доручення

Завірення підпису

Офіційні доручення друкуються на спеціальних бланках.

Реквізити офіційного доручення;

Штамп

Номер

Дата

Назва виду документу

Текст

Зразок підпису особи, якій видано доручення

Підпис керівника установи

Печатка

Текст доручення містить такі відомості:

прізвище, ім’я, по-батькові, посада особи (в офіційному дорученні – назва установи), яка видає доручення;

прізвище, ім’я, по-батькові, посада особи, якій видається доручення;

назва установи, від якої особа повинна отримати матеріальні цінності або в якій особа здійснює свою діяльність;

напрям діяльності особи або перелік матеріальних цінностей, їх кількість і вартість;

термін дії доручення;

назва та відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, якій видається доручення.

2.12. Розписка

Розписка – це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, - передачі і отримання документів, товарів, грошей.

Реквізити розписки:

Назва виду документа;

Текст, що містить:

прізвище, ім’я, по-батькові та посада особи, яка дає розписку і підтверджує отримання цінностей;

прізвище, ім’я, по-батькові та посада особи, яка передала цінності;

у чому конкретно дано розписку (вказуються точні найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість – словами і цифрами);

відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, яка отримує цінності

підстава передачі і отримання цінності;

Дата

Підпис особи, яка отримала цінності

Завірення підпису (у приватній розписці)

Розписка може бути приватного (особа отримує цінності від особи) і службового (особа – представник установи – отримує цінності від цієї або іншої установи) характеру.

3. Зразки оформлення документів

3.1 Зразок заяви про прийняття на роботу

Генеральному директорові закритого акціонерного товариства “Деревобуд”

Кравчуку В.С.

Ткача Андрія Петровича,

який мешкає за адресою:

вул. Франка, 76/50,

02183, м.Київ – 183,

тел.: 512-39-35

Заява

Прошу зарахувати мене на посаду інженера деревообробного цеху.

Додаток:

Копія диплому про вищу освіту в 1 прим.

Трудова книжка.

Особовий листок з обліку кадрів в 1 прим.

15. 08. 96р. (підпис)

3.2. Зразок наказу щодо особового складу

ХАРКІВСЬКИЙ ПЕДАГОГІЧНИЙ

ІНСТИТУТ

НАКАЗ

18.06.95 №209-ВК

м. Харків

Щодо особового складу

ПРИЗНАЧИТИ:

ГРИГОРЕНКО Наталію Юхимівну на посаду асистента кафедри органічної хімії з 1 липня 1995 р., встановити посадовий оклад 120 грн.

ПІДСТАВА: заява Н.Ю. Григоренко з візами завідуючого кафедрою органічної хімії і декана географічного факультету.

НАДАТИ:

ОЛЕФІРЕНКО Ігорові Михайловичу, доценту кафедри психології чергову відпустку з 01.07.95р. по 28.07.95р. на 24 робочі дні за період роботи

ПІДСТАВА: графік відпусток і заява І.М.Олефіренка

ЗВІЛЬНИТИ:

КОВАЛЬЧУК Олену Василівну, лаборанта кафедри історії України із посади з 1 липня 1995 р. у зв’язку з виходом на пенсію