Реферат: Документування діяльності по кадрах
Зміст
Вступ
Загальна характеристика документації з кадрових питань
Заяви
Накази
Трудові книжки
Особова картка
Особовий листок з обліку кадрів
Трудова угода
Контракт
Автобіографія
Характеристика
Графік відпусток
Доручення
Розписка
Зразки оформлення документів
Зразок заяви про прийняття на роботу
Зразок наказу щодо особового складу
Зразок оформлення автобіографії
Зразок оформлення характеристики
Зразок оформлення доручення
4. Список літератури
Вступ
Як відомо, мовою ділових паперів є офіційно-діловий стиль. Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Документи використовуються в різних галузях людської діяльності, ділянках знань, сферах життя. Вони є об’єктом досліджень різних наукових дисциплін, тому зміст поняття “документ” багатозначний і залежить від того, в якій галузі і для чого він використовується.
З латинської documentum означає взірець, посвідчення, доказ. Енциклопедичний словник трактує документ як:
Письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки.
Офіційне посвідчення особи (паспорт, трудова книжка тощо)
Достовірне історичне письмове джерело.
Матеріальний об’єкт в якому міститься та чи інша інформація (наприклад, перфораційна картка).
Отже, документ – це результат відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формулою.
Наукова дисципліна, яка вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, методи і засоби автоматизованої обробки, зберігання, пошуку і використання їх, називається документалістикою.
Під діловодством розуміють діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.
Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік – у вигляді складання і обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації, інструктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль – збиранням відомостей (письмово) і видання вказівок тощо.
Отже, документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.
2. Загальна характеристика документації з кадрових питань.
До організаційно-розпорядчих документів належить велика група, яку називають документацією з кадрових питань.
Розпорядча діяльність органу управління полягає в тому, що вони займаються добором і розстановкою кадрів, приймають на роботу, переводять і звільняють громадян, видають ряд документів, необхідних робітникам і службовцям при здійсненні ними права на працю.
Документація з кадрових питань – це документи, що містять інформацію про особовий склад підприємства, організації чи установи, зафіксованих у заявах про прийняття, звільнення, переведення на іншу роботу, в наказах по особовому складу, автобіографіях, характеристиках, контрактах, трудових угодах, особових справах, особових листках з обліку кадрів, трудових книжках.
Згідно із статтею КЗпП України робітники і службовці реалізують право на працю шляхом укладання трудового договору на підприємстві. Трудовий договір можу бути укладено як усно, так і в письмовій формі.
Документація по кадрах ведеться з моменту зарахування працівника на підприємство. Вона може бути виділена в окрему групу, що обумовлено її винятковою можливістю і рядом особливостей документування і діловодства.
Щоб полегшити пошук інформації по кадрах, у великих установах заводять алфавітні картки на кожного працівника, у які заносять всі необхідні дані, що стосуються трудової діяльності. Окремі картотеки складаються на інженерно-технічних працівників і службовців, осіб з вищою і середньою спеціальною освітою, неповнолітніх, військовозобов’язаних, працівників із зниженою працездатністю. Ведуться також журнали по переміщенню кадрів. Усе це допомагає у навчанні. Складанні виду звітів, довідок, зведень до вищестоящих органів.
У документуванні з кадрових питань все ширше застосовують засоби оперативної техніки, що дає можливість кодувати велику кількість даних про робітників і службовців та спрощувати облік. Так, на багатьох підприємствах впроваджується автоматизований облік переміщення кадрів, контроль виконання наказів по кадрах.
2.1 Заяви
При вступі на роботу громадяни подіють письмову заяву, у якій викладають прохання про зарахування на підприємство, організацію чи установу, вказуючи свою професію, кваліфікацію, спеціальність, посаду.
Заява – це документ, який містить прохання особи (особиста заява) або установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.
Реквізити заяви:
Адресат (назва установи або посада та ініціали керівника, на ім’я яких подається заява).
Адресант (назва установи або посада та ініціали (іноді адреса і паспортні дані) особи, яка звертається із заявою).
Назва виду документу.
Текст.
Підстава (додаток): перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.
Дата
Підпис
Заява пишеться власноручно в одн6ому примірнику. Заява про прийняття на роботу складається у довільній формі, але практикою в ній вироблена схема побудови заяви, для якої характерні такі елементи: адресат, автор, місце проживання автора, назва виду документу, текст, підпис, дата. У заяві не прийнято писати прийменник “від”.
2.2. Накази
Значну підгрупу документі по кадрах становлять накази. Оформлення таких документів має свої особливості.
Наказ – це документ, який видається керівником установи і стосується організаційних та кадрових питань.
Кадровими наказами (щодо особового складу) оформляють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення. У заголовку такого наказу зазначають: “Щодо особового складу”. Кожний пункт наказу починається з дієслова у наказовій формі (призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання. До наказів по особовому складу залучають індекс “К” або “ВК”. На практиці набули широкого розповсюдження уніфіковані накази по кадрах.
Уніфікований наказ – це трафаретний документ, надрукований з обох сторін на бланку формату А4. Вони складені у вигляді таблиць. Їх форма на багатьох підприємствах розрахована на обробку засобами оперативної техніки.
До викладу тексту наказу існують певні вимоги:
У наказах про прийняття на роботу обов’язково зазначають:
а) на яку посаду;
б) до якого структурного підрозділу;
в) з якого числа оформляється на роботу;
г) вид прийняття на роботу (на постійне, тимчасову, за сумісництвом).
д) особливі умови роботи (з прийняттям матеріальної відповідальності, зі скороченим робочим днем).
У наказах про переведення на іншу роботу вказують вид і мотивування переведення.
У наказах про надання відпустки вказують:
а) вид відпустки (основна, додаткова, за тривалий стан роботи на одному підприємстві, навчальна, у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами)
б) загальна кількість робочих днів.
в) дата виходу у відпустку і повернення
г) період, за який надано відпустку.
У наказах про звільнення працівників зазначають:
а) дату звільнення
б) мотивування
Наказ набуває чинності з моменту його підписання. Начальник відділу кадрів зобов’язаний ознайомити зі змістом наказу згаданих осіб, які розписуються в оригіналі.
Реквізити наказу:
Назва виду документу
Назва установи, що видає наказ, або назва посади керівника
Місце видання
Номер
Індекс
Дата
Заголовок до тексту
Текст, що складається з двох частин:
констатувальної, де констатуються та аналізуються факти;
розпорядчої, де подаються розпорядження, заохочення, стягнення.
Підпис керівника установи
Печатка
2.3. Трудова книжка
Трудова книжка – це основний документ, підтверджений трудовими діями та трудовим стажем працівника. Вони служать для встановлення загального, безперервного і спеціального стажу. Тому трудовим книжкам і точностям їх заповнення надається особливе значення. Порядок заповнення цього документа регламентується ст.48 Кодексу Законів про Працю України та іншими нормативними актами. При вступі на роботу трудова книжка заповнюється у 5-денний термін. До неї заносяться відомості про трудову діяльність та заохочення. Зберігається трудова книжка у відділі кадрів підприємства, на якому працює працівник. Трудова книжка повертається у тому випадку, коли працівник звільняється з роботи. У разі втрати трудової книжки видається дублікат за місцем останньої роботи. Трудова книжка може видаватися працівникові з відділу кадрів на короткий час. Трудова книжка ведеться тільки за основним місцем роботи. . працівникам, які працюють по сумісництву, трудові книжки не ведуться. Особи, які вперше поступають на роботу і не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом, військовий квиток, а звільнені з місця позбавлення волі зобов’язані пред’явити довідку про звільнення.