Реферат: Прийняття рішення про участь у виставці

Після прийняття остаточного рішення й оголошення його всім працівникам підприємства підготовча робота не припиняється. І Наступним її етапом має бути активізація дій службовців, які братимуть участь у підготовці виставки (ярмарку), та опрацювання попереднього плану дій (кому і що саме треба зробити, коли, чому і як треба це зробити).

Крім того, дуже бажано провести так званий візит-розвідку я вивчення особливостей даної виставки (ярмарку) та можливого з'ясування дій конкурентів.

Підприємство може брати участь у виставках (ярмарках) на терені своєї країни або за кордоном як самостійний експонент або в складі павільйону своєї країни. На рішення впливають такі фактори:

• розміри підприємства;

• наявність у нього необхідних коштів;

• наявність програми участі, яка є складовою програми марке­тингу;

• ступінь готовності;

• рівень поінформованості про конкретну виставку (ярмарок);

• результати, яких очікують від участі в цій акції;

• досвід та організаційні можливості (персонал, час, готов­ність до ризику тощо);

• наявність обмежень (і яких саме) з боку організаторів ви­ставки (ярмарку);

• зобов'язання підприємства щодо галузевих та інших орга­нізацій;

• державна політика щодо ярмарків та виставок (її цілеспря­мованість, взаємна заінтересованість держави та підприємства-експонента тощо).

На жаль, значна кількість вітчизняних підприємств не бере самостійної участі у зарубіжних виставках (ярмарках) не тільки через слабкий рівень менеджменту, недоліки маркетингу, обме­жені економічні можливості. Головною причиною є побоювання самостійних дій, оскільки економічна підтримка з боку держави є надто слабкою, або її зовсім нема: у разі будь-яких негараздів підприємство може розраховувати тільки на благодійну допомогу та часто ще й з боку своїх іноземних конкурентів! Зрозуміло, що за таких умов сміливців майже не буває.

Важливу роль відіграє вартість участі підприємства-експонента у тій чи тій виставці (ярмарку). Ці суми можуть бути значни­ми. Досвід закордонних фахівців свідчить, що для обчислення вартості участі необхідно помножити орендну плату за павіль­йон, стенд чи, у найгіршому разі, куток на коефіцієнт, що дорів­нює 7—10. Так, наприклад, орендуючи невеличкий стенд у 20 м2, треба мати на увазі, що вартість участі становитиме 17—24 тис. дол. США, якщо не більше.

Кошторис участі складається здебільшого з дев'яти статей: орендна плата, вартість експонатів, витрати на обладнання стенда, транспортні та страхові витрати, експлуатаційні витрати, ви­трати на оплату персоналу, витрати на рекламу та зв'язки з громадськістю, представницькі витрати. Крім того, треба обов'язко­во передбачати якісь резервні суми витрат.

За даними закордонних фахівців, відсоткове співвідношення організаційних та експлуатаційних витрат має такий вигляд (орі­єнтовно):

орендна плата — 15%,

виготовлення обладнання — 39%,

комунікація —12%,

персонал — 21%,

інші експлуатаційні витрати — 13%.

З цих даних можна зробити висновок, що майже половину ви­ставкових витрат становить орендна плата й витрати на виготов­лення стенда. Витрати на оренду стенда за останні 10—15 років зросли на 50%. У зв'язку зі збільшенням кількості виставок (яр­марків) і витрат на поїздку та проживання, відвідувачі скорочу­ють час свого перебування на виставках (ярмарках). Нині близь­ко 60% відвідувачів обмежують своє перебування на таких акціях одним днем, а чверть відвідувачів оглядає експозицію не більше ніж п'ятьох експонентів. Це спонукає підприємства-експоненти витрачати більше коштів на рекламу та паблік рилейшнз з тим, щоб заздалегідь забезпечити такі короткочасні візити максималь­ною інформацією про своє підприємство, товари та послуги, їхню якість, ціну та комерційні пропозиції.

Кошторис складається після визначення всіх цілей участі у виставці (ярмарку). Тому він є інструментом встановлення обме­жень на ті витрати, які не забезпечують підприємству-експоненту належних вигод.

Завершальним етапом підготовки до участі в торгових вистав­ках (ярмарках) є тест готовності до такої участі. Необхідно від­повісти на такі запитання:

• чи належить ваша продукція до категорії товарів, які широко експонуються на виставках (ярмарках), чи варто посилювати її демонстрацію на цих акціях?

• чи беруть участь у виставках та ярмарках ваші конкуренти?

• чи є органічний зв'язок між вашою участю у виставці (яр­марку) та програмою маркетингової політики комунікацій?

• чи має ваше підприємство чітко розроблену програму ви­ставкової політики?

• чи точно визначено вами цілі участі у виставках (ярмарках) і наскільки такі цілі значущі?

• чи повністю збігаються стратегічні цілі підприємства І цілі участі у названих акціях?

• чи визначено точно групи клієнтів, яких може заінтересувати ваша участь у виставці (ярмарку)?

• чи матиме ваше підприємство сприятливу внутрішню кон'ю­нктуру в період проведення виставки (ярмарку)?

• чи має для вашого підприємства пріоритетне значення ринок ярмарку (виставки), що в ній ви бажаєте взяти участь?

• чи відповідає продукція вашого підприємства технологічним і якісним стандартам, яких дотримуються ваші конкуренти?

• чи маєте ви достатню кількість товарів для забезпечення ра­птового зростання попиту?

• чи зробили ви якісний аналіз конкретної виставки (ярмарку)?

• чи може ваше підприємство підготувати стенд, який відпові­датиме сучасним високим вимогам?

• чи достатньо часу ваше підприємство має для підготовки?

• чи має ваше підприємство персонал, здатний узяти на себе організацію участі у виставці (ярмарку).

Тільки позитивна відповідь на всі ці запитання дає змогу під­приємству прийняти остаточне рішення і сподіватись на значний зиск від участі в такій акції.