Реферат: Елементи управління формами баз даних Access

“Гарячі” клавіші для роботи зі списками

і полями зі списком.

Клавіші	Дії
F 4 або Alt + Pg Dn Pg Up Tab	Відкриває поле зі списком або список. Перехід вниз на один рядок. Перехід вверх на один рядок. Перехід вниз до наступної групи рядків. Перехід вверх до наступної групи рядків. Вихід з елемента управління.

2.12. Додавання записів та зміна даних.

Додавання нового запису.

Процедура введення нового запису змінюється в залежності від структури форми. В формі, яка була створена тільки для введення даних, після її відкриття дані вводять в поля даних, які, звичайно, вільні. Іноді при відкритті форми подібного типу в деякі поля значення занесені за допомогою якогось макроса або задані за замовчуванням. Інший тип форм забезпечує виведення на екран даних та дозволяє додавати нові записи. Щоб перейти в режим введення даних, потрібно виконати команду ЗАПИСИ – ВВОД ДАННЫХ або натиснути на кнопку Новая запись на панелі інструментів.

Завершивши введення нових записів, щоб повернутися до звичайного режиму виведення даних, можна виконати команду ЗАПИСИ – ПОКАЗАТЬ ВСЕ ЗАПИСИ або натиснути на кнопку Показать все записи на панелі інструментів.

В режимі звичайного виведення даних в кінці списку є вільний рядок, який можна використати для введення нового запису. На цей рядок можна перейти використавши команду ЗАПИСИ – ПЕРЕЙТИ, а потім команду НОВАЯ в підлеглому меню, яке з’явиться, або комбінацію клавіш Ctrl + + . Як тільки відбувся перехід до нового запису Microsoft Access розміщує курсор в першій позиції першого поля. Якщо розпочати введення даних Ассеss змінить символ в символ в межі маркування запису на значок олівця, показуючи тим самим, що відбувається оновлення даних. Для переходу до наступного поля потрібно натиснути на клавішу Тав.

Якщо ввести значення, які не задовольняють умову на значення цього поля, Ассеss зверне на це увагу, як тільки спробувати покинути це поле, тобто перш, ніж перейти до наступного поля, потрібно ввести правильне значення. Для збереження нового запису в базі даних потрібно натиснути Shift + Enter в будь-якому місці запису або Тав, якщо курсор знаходиться в останньому полі запису. Якщо введений запис не задовольняє умову на значення для таблиці, Ассеss виведе повідомлення про помилку і не збереже новий запис. Новий запис можна відмінити подвійним натисканням клавіші Esc або натисканням кнопки Восстановить полеЗапись на панелі інструментів.

При переході до малюнку виникає ситуація, коли неможливо нічого ввести. Це відбувається тому, що це поле в базовій таблиці є об’єктом OLE. Щоб в новому записі ввести дані в поле такого типу об’єкт потрібно спочатку створити в додатку, який підтримує OLE. Для цього необхідно виділити поле ИЗОБРАЖЕНИЕ і виконати команду ПРАВКА – ВСТАВИТЬ ОБЪЕКТ.

Якщо відповідний файл з малюнком вже створений, його можна скопіювати в OLE Access, вибравши в діалоговому вікні кнопку ИЗ ФАЙЛА. Access змінить вікно так, щоб можна було ввести ім’я файла. Щоб відкрити діалогове вікно ПОИСК і знайти потрібний файл, можна натиснути на кнопку ПОИСК. Після того, як ім’я файла вибране, потрібно натиснути на прапорець СВЯЗЬ для створення активного зв’язку між копією об’єкта в Access і даним файлом. При внесенні змін в файл копія в Access також буде змінюватися.

Зміна та вилучення даних.

Якщо форма допускає внесення змін, то в базовій таблиці чи запиті можна досить просто змінити чи вилучити існуючі дані. Якщо форма створена для використання в режимі таблиці, для роботи з даними використовують ті ж методи, що і для роботи з таблицями.

В режимі форми дані можуть бути представлені в одному або кількох форматах. В простій формі в кожен момент можна бачити дані тільки одного запису форми. Якщо форма була створена як стрічкова, то можна побачити кілька записів одночасно.

Так, як і в таблицях, для зміни даних в будь-якому полі форми це поле потрібно виділити (або перейти в нього, натиснувши клавішу Тав, або просто натиснути на нього). Після цього можна вносити зміни, як і при роботі з таблицями.

При створенні форми можна встановити таке значення властивостей елементів управління, коли користувач не зможе виділити деякі поля форми, тобто користувач не зможе вносити зміни в поля, які не бажано поновлювати.

Процес вилучення запису в простій чи стрічковій формі відрізняється від вилучення запису в таблиці. Спочатку потрібно відмітити запис (як в таблиці). Якщо форма створена з ділянкою маркування записів, то щоб виділити потрібний запис достатньо натиснути на ділянку його маркування. Якщо в формі ділянка маркування записів відсутня, потрібно виконати команду ПРАВКА – ВЫДЕЛИТЬ ЗАПИСЬ. Щоб вилучити виділений запис потрібно натиснути клавішу Del або виконати команду ПРАВКА – УДАЛИТЬ.

2.13. Пошук та сортування даних

Простий пошук.

Спочатку потрібно виділити поле, потім виконати команду ПРАВКА – НАЙТИ або натиснути на кнопку Найти на панелі інструментів, щоб відкрити діалогове вікно ПОИСК В ПОЛЕ. Умови пошуку можна задавати як для таблиці, але в формі пошук можна здійснювати по будь-якому виділеному елементу управління, включаючи елементи, які виводять значення, що обчислюються.

Швидке сортування по полю форми.

Як і в таблиці можна вибрати практично будь-який елемент управління, який вміщує дані з базового набору записів і натиснути на кнопку

По возрастанию або По убыванию на панелі інструментів. Щоб змінити послідовність виведення записів в залежності від вмісту виділеного поля. Швидке сортування не можна виконувати по полю підлеглої форми.

Застосування фільтра.

Один з цікавих засобів роботи з формами в Microsoft Access – можливість подальшого відбору інформації , яка виводиться в формі, без створення нового запиту. Це можна виконати за допомогою фільтра, який задається під час роботи з формою. Якщо застосувати фільтр, то на екран будуть виведені тільки ті дані, які задовольняють задані умови. Фільтр можна застосовувати тільки до записів основної форми, але не підлеглої.

Щоб визначити новий фільтр потрібно натиснути на кнопку

Изменить фильтр на панелі інструментів чи виконати команду ЗАПИСИ – ИЗМЕНИТЬ ФИЛЬТР. Access відкриє вікно ФИЛЬТР.

Вікно фільтра схоже на вікно запиту. В верхній частині вікна розміщений список полів базової таблиці ТИПЫ. Цим списком можна користуватись щоб вибрати назви полів для їх розміщення в бланку QBE. Умови відбору також можна ввести, як і для запиту. Крім того, можна виконати сортування зі збільшенням чи зі зменшенням по вибраних полях.

Коли фільтр визначений, потрібно закрити вікно ФИЛЬТР. Для застосування фільтра необхідно виконати команду ЗАПИСИ – ПРИМЕНИТЬ ФИЛЬТР або натиснути на кнопку Применить фильтр на панелі інструментів.

Щоб відключити фільтр потрібно натиснути кнопку

Показать все записи на панелі інструментів або вибрати команду ЗАПИСИ – ПОКАЗАТЬ ВСЕ ЗАПИСИ.

Якщо один і той же фільтр приходиться часто застосовувати, його можна зберегти як запит і дати йому ім’я. Для цього необхідно спочатку створити відповідний фільтр, потім виконати команду ФАЙЛ-СОХРАНИТЬ КАК ЗАПРОС і вивести для цього запиту ім’я. Можна також завантажити існуючий запит і використати його як фільтр. У відкритому вікні фільтра потрібно виконати команду ФАЙЛ-ЗАГРУЗИТЬ ИЗ ЗАПРОСА. Access виведе список доступних запитів (тих, які базуються на тій же таблиці чи групі таблиць, що й відкрита у даний момент форма).

2.14. Друк даних з форми.

Формою можна користуватися для роздруковування інформації чи таблиці. При створенні форми для її варіанту, який буде виведений на друк можна визначити додатковий заголовок і ділянку приміток. При цьому також можна визначити, які елементи управління будуть видимими. Наприклад, можна визначити деякі лінії сітки, які присутні при виведенні форми на друк, але невидимі на екрані.

Щоб переміщуватись по сторінці можна користуватись стрічкою прокрутки. Для того, щоб було зручніше читати інформацію з форми, часто буває необхідним збільшити або зменшити масштаб зображення. Для цього служить кнопка Масштаб.

Щоб задати параметри друку, потрібно натиснути на кнопку

Настройка печати на панелі інструментів. Access виводить на екран діалогове вікно НАСТРОЙКА ПЕЧАТИ, де можна вибрати тип принтера, який буде використаний, потрібну орієнтацію аркуша паперу – книжкову(вертикальну) чи альбомну(горизонтальну), розмір паперу, а також лоток подачі паперу. На кінець можна встановити прапорець ТОЛЬКО ДАННЫЕ, щоб Microsoft Access друкував тільки дані форми, а не друкував підписів та інших елементів управління.

Якщо натиснути кнопку Дополнительно, то Access виведе в нижній частині вікна НАСТРОЙКА ПЕЧАТИ додаткові розділи для встановлення розмірів полів і розміщення елементів.

розділ: Використання майстра форм.

3.1. Створення форми за допомогою

майстра форм.

Майстер форм дає можливість користувачеві швидко створити форму. Різниця між засобами АВТОФОРМА і МАСТЕР ФОРМ в тому, що майстер більш гнучкий. При створенні форми майстер заставляє користувача застосовувати велику кількість конструктивних рішень. Майстер форм дозволяє вибирати поля, стиль, розмітку форми і навіть можливість використовувати кілька таблиць і запитів у формі.

Щоб запустити майстра форм необхідно виконати такі дії:

На вкладинці ФОРМИ вікна бази даних натиснути кнопку СОЗДАТЬ;

В діалоговому вікні НОВАЯ ФОРМА виділити опцію МАСТЕР ФОРМ, а також таблицю чи запит, з яких повинна створюватись форма. Натиснути на кнопку ОК.

В наступному діалоговому вікні вибрати поля, які потрібно розмістити на формі. Натиснути кнопку ДАЛЕЕ.

В наступному вікні вибрати основний зовнішній вигляд форми. Майстер пропонує наступні варіанти:

В ОДИН СТОЛБЕЦ. Поля форми будуть розміщені у вигляді стовпців.

ЛЕНТОЧНЫЙ. Поля будуть розміщені у вигляді, подібному до електронної таблиці.

ТАБЛИЧНЫЙ. Поля будуть відображені у вигляді таблиці.

ВЫРОВНЕННЫЙ. Поля щільно заповнять всю форму.

Зробивши вибір, потрібно натиснути кнопку ДАЛЕЕ.

Вибрати для форми стиль із запропонованих, Натиснути кнопку ДАЛЕЕ.

Задати ім’я форми і натиснути на кнопку ГОТОВО. Майстер створить форму у відповідності з введеними інструкціями.

Майстер форм створює форми швидко і більш гнучко, ніж засоби АВТОФОРМА. Проте форма може вимагати наступної настройки. Бажано також дотримуватись єдиного стилю у всій базі даних, в тому числі і при конструюванні форм. Інакше форми та звіти будуть на фоні всієї бази даних мати недоречний вигляд.

3.2. Діаграми.

B Access можна аналізувати записи бази даних за допомогою графіків, кругових, лінійних та інших діаграм. Діаграми допомагають ефективно донести до користувачів відомості, які містяться у базі даних. Корисним засобом Access є майстер діаграм, який допомагає створити та вставити в форму діаграму.

Основні складові частини діаграм.

№ пп	Термін	Пояснення
1.	Осі	Осі – це лінії графіка, на яких відкладають значення. Х-горизонтальна вісь, Y- вертикальна. В об’ємних діаграмах застосовують також третю вісь Z.
2.	Ряди даних	Набори даних, які відображаються у діаграмах.
3.	Заголовки	Написи на осях діаграм та на діаграмі в цілому, які пояснюють її вміст та характер представлених даних.
4.	Поділки	Відмітки на осях діаграми, які представляють різні значення на даній осі.
5.	Лінії координатної сітки	Їх можна наносити за бажанням. Лінії координатної сітки починаються від поділок і доходять до краю діаграми. Вони полегшують роботу з діаграмами.
6.	Мітки поділок	З’являються біля кожної поділки на осях і вказують їх значення.
7.	Масштаб	Задає діапазон значень на осі і крок збільшення поділок
8.	Сектор	Частина кругової діаграми, окремі ряди або групи даних в діаграмі.
9.	Легенда	Показує, який колір лінії або символів відноситься до кожного ряду даних.
10.	Основа	Нижня частина об’ємної діаграми, починаючи з якої повинно відраховуватись збільшення в рядах даних.
11.	Стіна	Задня частина тримірної діаграми. Лінії координатної сітки, які відходять від осі Y, проводяться по стінах.