Реферат: Загальні правила оформлення службових документів

ПОГОДЖЕНО

 

Протокол засідання

методичної комісії з

гуманітарних дисциплін

21.0.97 №02

або

Гриф погодження розташовують під реквізитом 23 (підпис), а якщо є візи, то під ними. Коли зміст документа торкається інтересів кількох організацій, оформляють ЛИСТОК ПОГОДЖЕННЯ, про що роблять позначку на самому документі на місці реквізиту 24, наприклад:

Листок погодження додається   ________ ________ (підпис) (дата)

Листок погодження оформляють на окремому аркуші за такою формою:

ЛИСТОК ПОГОДЖЕННЯ Положення про систему ведення Українського класифікатора управлінської документації   ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО   Посада Посада   _________ _____________ _________ _____________ (підпис) (розш.підпису) (підпис) (розш.підпису)   Дата Дата       ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО   Посада Посада   _________ _____________ _________ _____________ (підпис) (розш.підпису) (підпис) (розш.підпису)   Дата Дата

Розрізняють внутрішнє (з різними підрозділами та посадовими особами в самій організації чи установі) і зовнішнє погодження (з підпорядкованими і не підпорядкованими органами).

Формою внутрішнього погодження є візування проекту документа. Оформляючи візу, крім особистого підпису візувальника, наводять розшифрування підпису та дату (в разі потреби зазначають посаду візувальника), наприклад:

Начальник юридичного відділу   (підпис) Ф.Г.Науменко 24.09.97

Основні способи засвідчення документів полягають у підписанні, затвердженні їх і проставленні печатки, наприклад:

Декан факультету

професор (підпис) І.П.Кондратьєв

Повне найменування посади не вказується у тому випадку, коли документ виконано на бланку і є докладні відомості про адресата, тобто автора документа.

При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують один під одним згідно з субординацією, наприклад:

Директор заводу (підпис) Ю.О.Слюсар

Головний бухгалтер (підпис) В.В.Жолоб

При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розташовуються на одному рівні.

Затверджують документи двома способами: грифом затвердження або виданням відповідного розпорядчого документа – наказу, рішення чи постанови.

Перший спосіб:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор заводу “Прилад”

(підпис) Я.В.Вольський

10.02.96

Другий спосіб:

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом директора

10.05.96

або

ЗАТВЕРДЖЕНО

Протокол зборів

трудового колективу

15.03.96 №7

На ряді документів для закріплення їх юридичної сили і засвідчення справжності ставлять печатку. Печатки за змістом бувають прості та гербові. Відбиток печатки слід проставляти таким способом, щоб він захоплював частину (3-4 знаки) назви посади особи, яка підписала документ.