Реферат: Складання й оформлення службових документів

Посадові інструкції зберігають протягом трьох років після заміни новими.

ПРАВИЛА

ПРАВИЛА – це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються настанови, норми або вимоги, що регламентують певний порядок якихось дій, поведінку тощо.

За формою й змістом правила подібні до інструкцій; іноді вони становлять їхню складову частину (наприклад, «Правила оформ-ення вихідних документів», «Правила обліку й реєстрації " стів громадян» входять до «Інструкції з діловодства»). Оформ­ляють правила на загальних або спеціальних бланках формату A4. Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постій­них реквізитів, оскільки має бути гриф затвердження.

- РЕКВІЗИТИ ПРАВИЛ:

10 — назва виду документа (ПPАВИЛА);

11 —дата;

12 — індекс;

14 — місце видання;

17 — гриф затвердження;

19 — заголовок до тексту (може поєднуватися з назвою виду документа);

21 — текст (може складатися з розділів, підрозділів, пунктів, під­пунктів);

23 — підпис;

24 — гриф погодження (оформляють у разі потреби на другому примірнику);

25 — візи (оформляють у разі потреби на другому примірнику);

28 — позначка про виконавця (оформляють у разі потреби на другому примірнику).

Правила обов'язкові для виконання кожним, кого вони стосу­ються, тому їх можна віднести до правових документів.

Так, «Правила внутрішнього трудового розпорядку» (дод. 12) мають на меті зміцнення трудової й виконавської дисципліни, пра­вильну організацію праці та відпочинку, повне й раціональне вико­ристання робочого часу, підвищення якості й продуктивності праці. Вони обов'язкові для виконання всіма працівниками підприємства.

Правила (витяг із правил) мають вивішуватися на видному місці, тому допускається художнє оформлення їх.

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ

СЛУЖБОВІ ЛИСТИ належать до основних засобів обміну інфор­мацією між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. На них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації.

Є різні види службових листів: • інформаційні; • рекламні; • листи-запрошення; • супровідні; • листи-повідомлення; • листи-підтвердження; • листи-нагадування; • гарантійні; • ініціативні, • листи-відповіді; • листи-прохання та ін.

Працівники служби документування повинні намагатися скоро­чувати обсяг документообігу, тобто кількість документів, що надій­шли до організації й створені нею за певний період, а отже, обгрун­товано братися за складання документів цієї групи. Службові листи рекомендується оформляти лише тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні — очно чи телефоном.

Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послі­довним, переконливим і коректним. Факти й події слід висвітлювати об'єктивно, всі аспекти розглядуваного питання викладати зрозу­міло, стисло, але достатньою мірою повно. В службових листах допускається також порушувати кілька питань. Проте слід ура­ховувати, що такі листи доводиться обробляти набагато довше. Тому все ж доцільніше оформити кілька листів. Декілька питань в одному листі можна порушувати тоді, коли вони взаємопов'язані.

Текст листа, як правило, складається з двох логічно пов'язаних частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інструк­тивних матеріалів. Наприклад:

В основній частині тексту листа викладають його го­ловну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, вис­новків тощо. Наприклад:

Залежно від призначення службового листа й від того, на чому -ОГО автор хоче сконцентрувати увагу адресата, порядок розта­шування логічних частин тексту може бути різним.

Якщо враховувати невпинне зростання потоку інформації, то для активізації її сприйняття рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази й підстави викладати нижче.

Службові листи з нескладних питань, що були обговорені зазда­легідь, можуть містити лише основну частину. Наприклад:

Службові листи надсилають, аби спонукати адресата до дії, роз'яснити йому щось, переконати його в чомусь. Це досягається завдяки чіткості викладання й змістовності тексту.

Для більшості службових листів характерна повторюваність одних і тих самих зворотів. Наприклад, починати службові листи можна такими зверненнями:

«Шановний Іване Васильовичу!»

«Пане Сметанін!» «Шановний пане Андрійчук!»

«Шановні панове!» (коли імена та прізвища адресатів невідомі або звертаються до колективу).

Продовжують більшість листів такими словами й словосполу­ченнями: «У зв'язку з...», «Відповідно до...», «Як відомо, ...», «Ймовірно..», «Прошу..», «Просимо...» та ін.

Уживають також дієприслівникові звороти: «Враховуючи...», «Незважаючи на...», «Розглянувши зауваження...», «Розглянувши пропозиції...», «Керуючися Постановою Кабінету Міністрів України...» та ін.

Якщо лист-відповідь має реквізит 13 (посилання на індекс і дату вхідного документа), то в тексті документа його повторювати не слід.

Службовий лист оформляють на бланку для службового листа (перевагу віддають кутовому розташуванню основних реквізитів) або на чистому аркуші паперу (в такому разі залишають місце для відбитка кутового чи поздовжнього штампа адресанта). Залежно від обсягу тексту використовують бланки чи аркуші формату A4 або А5 (Див. дод. 13-19).

- РЕКВІЗИТИ СЛУЖБОВОГО ЛИСТА:

11 - дата (проставляють у день підписання документа);

12 - індекс (проставляють у день підписання документа);

13 - посилання на індекс і дату вхідного документа (роблять у листах-відповідях);

15 - гриф обмеження доступу до документа (проставляють у разі потреби);

16 - адресат;

18 - резолюція;

19 - заголовок до тексту (якщо обсяг тексту документа, виго­товленого на аркуші формату A4, невеликий, то заголовка може не бути; на аркушах формату А5 заголовок до тексту не наводять);

20 — позначка про контроль;

21 — текст;

22 — позначка про наявність додатка (оформляють у разі по­треби);

23 — підпис;

24 — гриф погодження;

25 — візи (оформляють у разі потреби на примірнику адресанта);

26 — відбиток печатки (проставляють у разі потреби);

28 — прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);

29 — позначка про виконання документа й направлення його до справи (оформляють від руки після виконання документа);

30 — позначка про перенесення даних на машинний носій;

31 — позначка про надходження (проставляє адресат у день надходження документа).

Якщо службовий лист надсилають за межі України (в країни колишнього СРСР), то доцільно підготувати його російською мовою. Бланк має бути двомовний, допускається російсько-український варіант.

Інформаційні листи — це службові листи, в котрих адресант інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресант пропонує свої вироби або послуги. Інформація, наведена в листах такого типу, має бути якомога ширшою. Адресата (реквізит 16) можна зазначити узагальнено. Наприклад:

Рекламні листи — це різновид інформаційних листів. Вони містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються кон­кретним адресатам, аби спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті. Наприклад:

Листи-запрошення — це такі службові листи, в яких адресатові пропонують взяти участь в якихось заходах. Листи-за­прошення адресують конкретним особам, підприємствам, установам чи організаціям. Починати ці листи можна з таких зворотів: