Реферат: Реквізити документів
Вступ.
Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.
Важливе завдання нинішнього етапу — спрощення роботи з документами, прискорення їх складання та оформлення. Цій меті служили затверджені стандарти системи організаційно-розподільчої документації: ГОСТ 6.38-72 (Основні положення) та ГОСТ 6.39-72 (Формуляр-зразок). Постановою Держкомітету стандартів СРСР від 27.03.90 № 622 замість цих ГОСТів введено в дію з 01.01.91 ГОСТ 6.38-90*. Він являє собою єдині, науково обгрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що у свою чергу буде сприяти використанню їх в автоматизованих системах управління.
Стандарти встановлюють найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів. Організаційно-розпорядча документація розвивалася півстоліття стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів документів, використання різних варіантів оформлення окремих реквізитів. Тому вона особливо потребувала стандартизації.
Прийнятий стандарт вносить деякі доповнення та зміни у раніше встановлені правила, по-іншому розв'язує де ГОСТ 6.38-90. Унифицированные системы документации, системы организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 1990.
які питання складання та оформлення документів. ГОСТ 6.39-90 містить ряд нових вимог до оформлення окремих реквізитів, змінені розміри полів та ін.
Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр документів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.
Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суворій відповідності до ГОСТу.
Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ГОСТ 6.38-90 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.
Формуляр-зразок організаційно-розпорядчих документів.
Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно засвоїти правила формуляра-зразка.
ФОРМУЛЯР-ЗРАЗОК — це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732- 94) (рис. 1- 3).
Реквізити — це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.
При оформлянні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:
1 — Державний герб;
2 — емблема організації;
3 — зображення нагород;
4 — код організації;
5 — код документа;
6 — назва міністерства чи відомства;
7 — назва підприємства (установи, організації, фірми);
8 — назва структурного підрозділу; ,
9 — індекс підприємства зв'язку, поштова та телеграфна адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер Телефону, номер рахунку в банку;
10 — назва виду документа;
11 — дата;
12 — індекс (вихідний номер документа);
13 — посилання на індекс та дату вхідного документа;
14 — місце складання чи видання;
15 — гриф обмеження доступу до документа;
16 — адресат;
17 — гриф затвердження;
18 — резолюція;
19 — заголовок до тексту;
20 — позначка про контроль;
21 — текст;
22 — позначка про наявність додатка;
23 — підпис;
24 — гриф погодження;
25 — візи;
26 — відбиток печатки;
27 — позначка про завірення копії;
28 — прізвище виконавця та номер його телефону;
29 — позначка про виконання документа та направлення його до справи;
30 — позначка про перенесення даних на машинний носій;
31 — позначка про надходження.
Реквізити бувають: • постійні; • змінні.
Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні — під час його складання.
Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі-зразку. Довжина реквізиту — це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.
Для більш чіткого засвоєння правил формуляра-зразка ОРД на рис. 4 показано фактичне розташування реквізитів (позначено цифрами в кружечках), а також наведено зразки документів (службовий лист виготовлено на бланкові формату А5, а витяг з протоколу — на чистому аркуші паперу формату А4 згідно з ГОСТ 6.38— 90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»).
Формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги документа (на рис. 4 береги заштриховано).
Робоча площа документа — це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.
Береги документа — це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.
ГОСТ 6.38— 90 (відповідно до ГОСТ 9327— 60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы») встановлює два формати паперу для виготовлення службових документів: А4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм).
У ГОСТ 6.38—90 встановлено такі розміри берегів формуляра-зразка:
• лівого — 20 мм (8 пробілів);
• правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);
• верхнього — не менше ніж 10 мм (3—4 інтервали);
• нижнього — не менше ніж 8 мм (2—4 інтервали).
Однак на практиці здебільшого дотримуються розмірів берегів відповідно до старого ГОСТ 6.39— 72 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец»:
• лівого — 35 мм (13 пробілів);
• правого — не менше ніж 8 мм (3—4 пробіли);
• верхнього — 20 мм (4— 5 інтервалів);
• нижнього — не менше ніж 19 мм (для формату А4); не менше ніж 16 мм (для формату А5).
Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег — це резерв, залишений задля збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставляння сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; нижній — для нанесення реквізитів 29, 30, 31.
Якщо документ оформляють також і на звороті аркуша (термін зберігання такого документа має становити не більше ніж 3 роки), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями (лівий — 8 мм, правий — 20 мм), а верхній і нижній — залишаються без змін.
У документах, що виготовляються на аркушах формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускається розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні аркуша (див. рис. 2).
На рис. 1—4 штриховими лініями позначено межі реквізитів, що змінюються в передбачених стандартом випадках (номери реквізитів позначено цифрами в кружечках).
Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі реквізити, а лише ті, які необхідні при виготовленні документів цього типу і вважаються обов'язковими відповідно до юридичних вимог.
Згідно з ГОСТ 6.38—90 допускається розміщення реквізиту З на площі, що відводиться для реквізиту 6, який, відповідно, розташовують нижче від реквізиту 3.
Реквізит 2 розташовують на рівні реквізиту 7 (на лівому березі).
Якщо обсяг реквізиту 16 або 17 завеликий, то реквізит 18 можна писати на будь-якій вільній площі робочого поля першої сторінки Документа.
У багатосторінкових документах реквізити 22— 28, 30 проставляють на останній сторінці на площі, відведеній формуляром-зразком.
Реквізит 25 оформляють вище за реквізит 24.
Реквізити документів та їх оформлення.
Державний герб - розташовується посередині бланка або у кутку над серединою рядка з назвою організації.
Емблема організації чи підприємства - розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товарний знак, зареєстрований у встановленому порядку.
Зображення державних нагород - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа.
Код підприємства, установи, організації - розташовується у верхньому правому кутку.
Код форми документа - розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, установи.
Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа - розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.