Реферат: Поняття і завдання діловодства

План

Поняття діловодства.

Види діловодства.

Особливості управлінських документів.

1. Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Основними елементами діловодства є письмові документи і документування, а саме створення документів.

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації.

Складові частини діловодства – система документації, система документування, організація роботи з документами.

Система документації – це сукупність документів, взаємопов’язаних між собою таким чином, що являють собою єдине ціле із своїми специфічними рисами. Існує багато систем документації. Наприклад, система управлінських документів, яка має багато підсистем – функціональні, міжгалузеві та галузеві системи. До функціональних систем належить планова, матеріально-технічна, звітно-статистична. До галузевих систем належать документи, які стосуються певної галузі в країні. До міжгалузевих – документи, що стосуються двох чи більше галузей. Ці системи поділяються на підсистеми, останні – на більш дрібні сукупності документів.

Система документування – це сукупність процесів і прийомів створення всієї документації в установах, на підприємствах, в організаціях, в ході здійснення ними своїх функцій. Документування охоплює всі операції по складанню, погодженню, затвердженню, оформленню і виготовленню документів. Система документування передбачає наявність відповідних вимог і нормативів створення документів. Такі нормативи закріплені законодавчо у вигляді Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), інструкціями, відомчими норматичними документами з питань діловодства. Основні положення ЄДСД розповсюджуються на організаційно-розпорядчу документацію. Деякі положення є обов’язковими для виконання, інші мають рекомендаційний характер.

Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів в діловодстві. Сюди входить прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування справ, довідково-пошукова робота, передархівна обробка, збереження і використання документів.

2. У діловодстві розрізняють:

Адміністративне (загальне) діловодство – це операції по документуванню розпорядчої і виконавчої діяльності організації чи підприємства. Документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої і виконавчої діяльності органів державного управління називаються організаційно-розпорядчою документацією (ОРД).

Організаційно-розпорядча документація створюється і використовується в різних органах управління – Кабінеті міністрів, міністерствах, відомствах, установах, школах, лікарнях, на підприємствах та ін.

Усі документи системи ОРД можна поділити на 5 груп:

організаційні (положення, статути, інструкції, правила);

розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, накази в загальних питаннях, вказівки);

довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, доповідні та пояснювальні записки, службові листи, відгуки, доповіді, звіти, договори та ін.);

з кадрових питань (заяви, накази, особові листки, трудові книжки, особові картки, характеристики та ін.);

особисті офіційні документи (пропозиції, заяви, скарги громадян, автобіографії, розписки, доручення та ін.).

Застосування стандартів ОРД для організацій, установ і підприємств країни стало підготовкою до уніфікації систем документації, які використовуються в управлінні.

Уніфікація – це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів управлінських документів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм та правил складання та оформлення документів. Уніфікація документів включає їх стандартизацію, зменшення кількості видів та різновидів документів, встановлення певного кола ділових паперів з допомогою яких здійснюється управлінська діяльність.

Спеціальне діловодство – це робота з документами, специфічними для кожної із функцій управління, а також для таких областей діяльності як транспорт, зв’язок, статистика, юриспруденція, військова справа. Серед спеціального діловодства розрізняють: бухгалтерське, нотаріальне, військове, діловодство по особовому складу установи та ін.

Діловодство в установах організовується в залежності від їх виду, особливостей роботи, об’єму документообігу. Об’єм документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних, внутрішніх документів за рік. В залежності від об’єму документообігу установи поділяються на чотири категорії: з об’ємом документообігу понад 100000 документів на рік; від 25000 до 100000 документів; 10000-25000 документів на рік; до 10000 документів на рік.

В залежності від структури установи і об’єму документообігу система ведення діловодства може бути: а) централізована – застосовується в установах з документообігом до 10000 документів на рік, з невеликою кількістю структурних підрозділів; б) децентралізована – в установах з територіально відокремленими структурними підрозділами і документообігом понад 100000 документів на рік.

3. Відповідно до діючого законодавства органи управління створюють:

Кабінет міністрів – постанови і розпорядження;

міністерства – накази, інструкції, вказівки;

державні комітети і комісії – постанови, інструкції, вказівки;

головні управління та управління при КМУ – накази, інструкції, вказівки;

виконкоми Рад народних депутатів, їх управління та відділи – рішення (виконкоми), розпорядження (виконкоми), накази (управління та відділи виконкомів);

власники промислових та виробничих об’єднань, фірм, трестів – накази, інструкції, вказівки;

власники, підприємств, установ, організацій – накази, інструкції, розпорядження (підприємства), вказівки.

Управлінські документи мають свої особливості:

створюються і використовуються органами управління у відповідності із встановленою компетенцією і поставленими завданнями;

служать засобом закріплення функцій органів управління;

містять інформацію довідкового і правового характеру, відображають природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;

процес їх створення, форма, зміст, межі дії регулюються правовими нормами, що надає їм загальнообов’язковість виконання.

Сукупність дій органів управління по створенню і використанню документів називається документуванням управлінської діяльності.

Органи управління з найбільш важливих питань видають постанови, рішення, накази; а з менш важливих – розпорядження, вказівки.