Реферат: Особливості створення документів

За походженням документи поділяють на:

• службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

• офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи бувають:

• звичайні,

• для службового користування (ДСК);

• таємні;

• конфіденційні та ін.

За юридичною силою документи поділяють на такі:

• справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: • чинні; • нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;

• фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють та­кі документи:

• оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів;

• копії — документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і від­повідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: • відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з ори­гіналом через копіювальний папір); • витяг (копія офіційного до­кумента, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); • дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання розрізняють:

• документи постійного зберігання;

• документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

• документи тимчасового (до 10 років) зберігання. За родом діяльності виділяють системи доку­ментації, які класифікують таким чином:

- організаційно-розпорядча;

- стандартів та технічних умов;

- планова;

- звітно-статистична;

- конструкторська;

- технологічна;

- розрахунково-грошова;

- з ціноутворення та ін.

1.2. Вимоги до бланків документів.

БЛАНК ДОКУМЕНТА (офіційного) — це стандартний apкуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної.

Встановлено два види бланків ОРД (ГОСТ 6.38—90): • для службових листів; • загальний (для виготовлення наказів, прото­колів, розпоряджень, постанов, вказівок та інших ОРД).

Для виготовлення тих чи інших бланків документів встановле­но два варіанти розташування реквізи­тів:

• кутове — постійні реквізити розташовуються в лівому верх­ньому куті (додатки 1,3);

• поздовжнє — постійні реквізити розташовуються уздовж верх­ньої частини аркуша (дод. 2, 4—7).

Своєю чергою і кутове, і поздовжнє розташування реквізитів може бути:

• флаговим — кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі (дод. 1,3);

• центрованим — початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі (дод. 2, 4— 7).

При виготовленні бланків для службових листів наносять рекві­зити 1—9 і трафаретні частини реквізитів 11—13. Останні розмі­щують ліворуч, на площі, відведеній формуляром-зразком, неза­лежно від варіанту розташування постійних реквізитів — кутове чи поздовжнє. Крім зазначених реквізитів та трафаретних частин, можуть наноситися також обмежувальні позначки для реквізитів 16, 19, 20, 29-31 (дод. 1-4).

Створюючи документ іноземною мовою, реквізити бланка (у межах площі, відведеної формуляром-зразком) треба продублювати цією мовою. На бланках з кутовим розташуванням реквізитів спочатку друкують реквізити 6—9 державною мовою, а нижче — іно­земною (дод. 3). На бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів зазначені реквізити друкують ліворуч державною мовою, а право­руч — іноземною (дод. 4).

При виготовленні загальних бланків обов'язково наносяться рек­візити 1—3, 6— 8, а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 і обмежувальні позначки для реквізитів 4, 5, 17, 19, 20.

На основі загального бланка можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів — наказів (дод. 5), розпоряджень, вказі­вок, довідок тощо. В цьому разі загальний бланк доповнюють рекві­зитами 4, 5, 10.

Організації, підприємства, установи, в яких загальна кількість вихідних документів не перевищує 200 на рік, оформляючи доку­менти, можуть користуватися гумовим чи виготовленим на спе­ціальній основі штемпелем. Склад і розташування реквізитів у штем­пелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38—90.

Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланки. Склад цих бланків і розташування реквізитів на них мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38— 90 до бланків службових листів. У посадових бланках уводять-додатковий реквізит «Назва посади», який розташовують нижче від реквізиту 7 (дод. 6).

Зображення державного герба на бланках з кутовим та поздовж­нім розташуванням реквізитів уміщують на верхньому березі бланка над серединою реквізитів. Зображення має вписуватися в коло діа­метром до 20 мм.

Виготовляючи бланки документів, як емблему організації (рекві­зит 3) використовують товарний знак (знак обслуговування), за­реєстрований у встановленому порядку. Замінювати назву організації її емблемою не можна. Зображення емблеми розташовують на лівому березі аркуша на рівні реквізиту 7.

Установи, об'єднання, організації, військові частини, які мають урядові нагороди (ордени), можуть уміщувати зображення їх на бланках службових документів чи включати назви нагород до своїх назв або робити те й інше разом.

Замість повної назви вищого органу — міністерства чи відомства (реквізит 6) — можна наносити його скорочену назву, визначену відповідним правовим актом (наприклад, «Мінхарчопром» замість «Міністерство харчової промисловості»). Реквізит 8 у разі потреби вдруковують.

Індекс підприємства зв'язку, поштову та телеграфну адресу, но­мер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу (реквізит 9) зазначають відповідно до «Поштових правил Міністер­ства зв'язку». Банківські дані наводять таким чином, щоб їх можна було використати при виконанні розрахунково-грошових операцій.

На бланках для недержавних підприємств (дод. 7) реквізити 1, 3, 6 не зазначають. Реквізит 2 допускається розташовувати на місці реквізиту 1, а реквізит 9 — на нижньому березі. Реквізити 29, 31 в такому разі розташовуватимуться вище за реквізит 9.

Бланки документів слід виготовляти на білому папері чи папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.

1.3. Вимоги до текстів службових документів.

ТЕКСТ належить до основних реквізитів документа. Він має бути стислим, конкретним, об'єктивним, юридичне бездоганним. Текст ОРД (реквізит 21) оформляють у вигляді: * складного тексту; * анкети; * таблиці; * поєднання цих форм.

Текст поділяють на абзаци — пов'язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого. Доцільно, щоб кількість речень в абзацах ОРД не перевищувала двох—чотирьох.

Бажано, щоб тексти службових документів складалися з двох частин: вступної та основної. У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа, в основ­ній— рішення, розпорядження, висновки, пропозиції, прохання. Такий самий порядок викладання має зберігатися і в тому разі, коли текст документа складається з однієї фрази.

Якщо документ створюється на підставі іншого документа, то це зазначають, наприклад, так: «Відповідно до Указу прези­дента України від 12.09.97 № 123 “Про...”.

Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Крапка між номером і назвою, а також у кінці назви не ставиться, наприклад:

1 Назва розділу .

1.1 Назва підрозділу

1.1.1 Назва пункту

1.1.1.1 Назва підпункту

Абзаци всередині пунктів не нумерують. У службових листах, факсах використовують такі форми викладу:

• від першої особи однини, наприклад: «Вважаю за потріб­не...», «Прошу надати...»;

• від першої особи множини, наприклад: «Просимо надати... »;

• від третьої особи однини, наприклад: «міністерство не за­перечує...», «Управління вважає...».

У розпорядчих документах організацій, що діють на принципах єдиноначальності, а також у документах, адресованих керівництву, текст належить викладати від першої особи однини, наприклад:

«НАКАЗУЮ:», «ПРОПОНУЮ:», «ПРОШУ... ». У спільних розпорядчих документах текст викладають від першої особи множини, наприклад: «НАКАЗУЄМО:», «УХВАЛИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:».

Тексти доповідей, інформацій, виступів у протоколах викладають від першої особи однини (цитують), а ключові слова «СЛУХАЛИ:», «ВИСТУПИЛИ:», «УХВАЛИЛИ:», «ВИРІШИЛИ:» подіють у множині минулого часу.

У документах, які визначають права та обов'язки (положення, інструкції), а також, що містять аналіз чи оцінку фактів (акт, до­відка), використовують форму викладу тексту від третьої особи од­нини чи множини, Наприклад: «відділ здійснює функції», «до складу об'єднання входять», «комісією виявлено».

Текст, що містить словесну чи цифрову характеристику одного об'єкта за низкою ознак, оформляють у вигляді анкети, яка має постійну та змінну інформацію. До постійної інформації належить перелік ознак, наведений у певній послідовності, а до змінної — конкретна характеристика цих ознак.

Текст, який становить зразок, що його надто часто наслідують, оформляють у вигляді трафарету. У трафаретних документах постій­ну частину тексту виготовляють друкарським способом або за до­помогою ПК (друкарської машини), а змінну — вписують від руки або вдруковують.

Цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць: