Реферат: Основні вимоги до оформлення документів

Особливе значення має вказівка на безпосереднього виконавця вихідного документа (листа, довідки). Прізвище виконавця та його номер службового телефону вміщують у нижньому лівому куту лицьового або зворотного боку останнього аркуша документа. Нижні вказують на індекс друкарки (перші літери прізвища та ім'я), кількість надрукованих примірників та дату друкування.

5. Вид, дата, адресат документа

Назва виду документу - один з обов'язкових реквізитів. Наприклад; акт, наказ, протокол.

Виходячи з найменувань виду документа, встановлюється перелік необхідних для його оформлення реквізитів, структура тексту й особливості виконання його вимог.

Датування документів. Позбавлений дати документ певною мірою втрачає юридичну силу.

Датою документа може стати або день підписання (лист, наказ), або день затвердження (план, звіт, інструкція), або час здійснення зафіксованих у них вчинків (акт, протокол).

Дата з пошуковою ознакою використовується при посиленні на цей документ разом з індексом. Проставляється власноручно особою, що підписує або затверджує документ.

До складу реквізиту "дата" входять: число, місяць, рік. Най раціональніше написання трьома парами арабських цифр, розділених крапками. Рік, місяць та число позначаються двома цифрами. Якщо цифра одна, перед нею ставлять нуль.

04.03.99 -четверте березня 1999р.

Деякі особливості датування документів у США: спочатку вказується місяць, потім день, рік.

04.03.99 -третє квітня 1999р.

Американський варіант дати "4 березня" виглядатиме так 03.04.

У тексті самого документа користуються традиційним записом (18 грудня 1999 року).

Місце дати - в лівому верхньому кутку документа разом з індексом або поряд з підписом, або у грифі затвердження.

На документах також ставляться дати написання резолюцій, погодження документа та ознайомлення з ним, контролю виконання. Проставляються також усі дати, пов'язані з проходженням документа та його виконанням: дата отримання (вхідний реєстраційний номер, штамп),дата виконання та направлення документа до справи, дата перенесення даних на машинний носій.

12. Індекс (номер) документа. Індекс - вихідний номер документа, який відправляється з підприємства, номер - порядковий номер внутрішнього документа.

Нумерація документів ведеться з січня до грудня. Лише в учбових закладах нумерація внутрішніх документів ведеться з початку учбового року (з вересня) та ведеться навчальними роками.

Індекс складається, як правило, з індексу структурного підрозділу, яке склало документ, номера справи, де залишилася копія (отпуск) та порядкового номера вихідної кореспонденції. Наприклад, 03 - 10/214 - де 03 - шифр структурного підрозділу (відділ маркетингу, бухгалтерія і т. п.); 10 - номер справи, де зберігається копія документа; 214 - реєстраційний номер документа за журналом обліку вихідних документів в канцелярії.

Посилання на індекс і дату вхідного документа - проставляються тільки в листах - відповідях. Реквізит цей має включати дату і індекс, вказані у документі організацією, що уклала або видала документ, на який дається відповідь.

Наприклад, відповідаючи на лист 05.07.99 № 05 - 12 -154, ви обов'язково поставляєте посиланая на цей номер та дату. Ваша відповідь одразу буде направлена структурному підрозділу, же має індекс 05, а виконавець за номером номенклатури справ 12 одразу знайде копію ініціативного листа на який надійшла відповідь.

Місце складання або видання оформляється відповідно до адміністративно-територіального розподілу країни. Наприклад, м.київ, м.Суми та смт. Жашків.

Гриф обмеження доступу до документа / «секретно», «Для службового користування» / розмінується в загаловочній частині документа.

Адресат /кому направляємо документ/.

Документ адресується установі, організації, підприємству або їх структурному підрозділу /У називному відмінку /.

Міністерство фінансів України
Планово-економічне управління
Відділ праці та заробітної плати
Можна адресувати документ посадовій особі:
/посада у давальному Київське виробниче об'єднання відмінку / «Оболонь»
Можна адресувати конкретній посадовій особі:

Дарницький шовковий комбінат
/посада та прізвище - Заміснику директора

у загальному відмінку/ т. Сидоренко Н.С.

Найменування підприємства можна включати до складу найменування посади:

Директору Київського торгового об'єднання «Дитячий світ» т. Полутовій С. Г.

Конкретній особі документ адресують тоді, коли виконавець упевнений у тому, що ця особа займає саме цю посаду.

При адресуванні документа кільком однорідним підприємствам їх слід називати узагальнено:

Директорам орендних магазинів Подільського району м. Києва.

Якщо один і той документ розсилається кільком різним адресатам, усі вони зазначаються на документі / їх має бути не більше 4-х /. Якщо їх більше, то у такому випадку складається список розсилки. Зазначення на документах кількох адрес має на меті - проінформувати кожного одержувача про осіб в установах, яким одночасно направлено цей документ.

Кожну складову частину адресата - найменування підприємства, структурного підрозділу, найменування посади, найменування прізвища одержувача - пишуть з нового рядка.

Розділові знаки між окремими елементами адресата не ставляться, тобто використовуються правила відкритої пунктуації.

Якщо документ надсилається приватній особі / відповіді на заяви або листи трудящих / - спочатку пишуть поштову адресу, а потім прізвище одержувача та його ініціали. До складу реквізиту «адресат» може входити поштова адреса, яка позначається у повній відповідності о поштових правил Міністерства зв'язку: спочатку поштовий індекс, потім республіка, край, область, місто, /район, село/, вулиця, номер будинку, квартира. Коли документ адресовано до установи, поштова адреса вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи; коли приватній особі - тоді перед її прізвищем.

6. Мова та сталь документів, заголовок, додатки

Текст - головний реквізит документа. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких - достовірність та обов'язковість змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість, що досягається викиданням осіб, які не несуть смислового навантаження.

Достовірним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та виразів.

Повним називається такий текст документа, зміст якого вичерпує всі обставини справи.

Переконливим є такий текст, який веде до прийняття адресатом пропозиції або виконання прохань, викладених у документі. Переконливо складений діловий лист може прискорити прийняття управлінського рішення, запобігти назріванню конфлікту.

При оформлені службового документа необхідно пам'ятати, що його автор є не службовою особою, а юридичною - підприємство, установа або організація.

Це покладає велику відповідальність на його укладачів та виконавців, форми вираження інтересів юридичних осіб повинні відповідати нормам адміністративного права.

Усі якості тексту існують у взаємозв'язку та взаємозалежності - текст не може бути переконливим без достатньої повноти і т. д.

Правильно складеним є лише той діловий папір, який написано офіційно-діловою мовою.

У стилістичному відношенні ділове мовлення відрізняється суворою логічністю міркування, послідовністю та переконливістю.

Текст будь-якого документа складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення. У вступі адресат готується до сприйняття теми /зазначається привід, що призвів до укладення документа, викладається історія питання і т. ін./. У доказі викладається суть питання /докази, пояснення, міркування, що супроводжуються цифровими розрахунками, посиланням на законодавчі акти й інші матеріали/. У закінченні формулюється мета, за ради якої складено документ. Вона може бути активним чи пасивним.

Активне закінчення точно зазначає, яку дію має виконувати адресат. Мета закінчення - проінформувати адресата про якийсь факт, обставину тощо.

Текст документа, що складається з одного закінчення, називається простим, а той що містить ще й інші логічні елементи - складним.

У залежності від змісту документів застосовується прямий або зворотній порядок розташування логічних елементів. У першому випадку після вступу іде доказ і закінчення. При зворотному порядку - спочатку викладається закінчення, а потім доказ. Вступ у таких документах відсутній.

За вступом викладу матеріалу документи можна поділити на дві категорії: документи з високим рівнем стандартизації; документи з низьким рівнем стандартизації.

Документи з високим рівнем стандартизації складаються за затвердженою формою.

Уніфікація як один з напрямків регіоналізації документів у наш час втілюється в розробці й застосуванні на практиці типізованих та трафаретних текстів.

Типізація текстів - процес створення тексту — зразка, тексту стереотипу, на основі якого можуть бути збудовані тексти аналогічного змісту, що відповідають подібним управлінським ситуаціям. При цьому мають бути як найточніше зображені основні конструкції й формування тексту зразка. Типові тексти як правило оформляють у вигляді спеціальних збірників.

Трафаретизація текстів - процес поділу всієї інформації групи однорідних документів на постійну і змінну наступним включенням постійної інформації до бланка документа. Отже, трафаретні тексти - це дослівне відтворення постійної інформації групи документів з пропусками для подальшого заповнення конкретного документа.