Реферат: Основні моменти протоколу
Діловодство є складовою частиною роботи кожного підприємства, установи, організації. У практичній діяльності установ, підприємств і організацій застосовуються різні системи діловодства, але майже для всіх них є обов’язковим ведення адміністративного діловодства (його ще називають загальним діловодством).
Види документів визначаються за кількома ознаками. Так за найменуванням розрізняють: листи, телеграми, телефонограми, довідки, заяви, службові записки, інструкції та ін.
За походженням кореспонденцію[1] поділяють на службову (офіційну) й особисту. Службові документи виходять від організацій, підприємств, установ та службових осіб, які їх представляють, а особисті – від окремих громадян.
За місцем виникнення документи поділяють на внутрішні й зовнішні. До внутрішніх належать документи, які діють лише всередині тієї установи, організації чи підприємства, де вони складені. До зовнішніх відносяться ті ділові папери, які є результатом спілкування цієї установи з іншими установами, організаціями чи підприємствами.
За призначенням документи поділяються на розпорядчі, статутні, виконавчі й інформаційні.
За структурними ознаками ділові папери можна поділити на регламентовані (стандартні) й нерегламентовані (нестандартні). Регламентованою зветься кореспонденція, складена за певним зразком (це стосується не лише стандартних аспектів змісту, а й формату паперу, складу реквізитів та ін.). Регламентований лист наприклад, завжди фіксує регулярну виробничу або управлінську ситуацію й реалізується у вигляді стандартних синтаксичних конструкцій. Нерегламентований лист, як правило, торкається якоїсь непередбаченої ситуації.
Формуляр документа. Кожний документ складається з окремих елементів, які звуться реквізитами.
Так, реквізитами організаційно-розпорядчих документів є:
1)емблема організації чи підприємства;
2)зображення урядових нагород;
3)коди;
4)найменування міністерства чи відомства;
5)найменування установи, організації або підприємства;
6)назва структурного підрозділу;
7)адресат;
8)резолюція;
9)гриф затвердження;
10)індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреси[2] номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку;
11) назва виду документа;
12)дата;
13)індекс;
14)посилення на індекс і дату вхідного документа;
15)місце складання або видання;
16)відмітка про контроль;
17)заголовок до тексту;
18)текст;
19)відмітка про наявність додатків;
20)підпис;
21)гриф погодження;
22)відмітка про завірення копії;
23)візи;
24)відмітка про виконання документа й відсилання його в справу;
25)відмітка про надходження[3].
У різних видах ділових паперів склад реквізитів неоднаковий; він залежить від змісту документа, його призначення й способу обробки. Кожен х них займає певне місце в документі, проте той самий реквізит у неоднакових документах розташовується по-різному.
Сукупність реквізитів документа, розташованих у певній послідовності на аркуші паперу, зветься формуляром.
Формуляр документа повинна містить всі необхідні для оперативної роботи відомості. Так, розміщення у формулярі листа прізвища й телефону виконавця значно пришвидшує підготовку відповіді.
Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для зорового сприймання, спрощує їх обробку, дає можливість використати при цьому технічні засоби.
Залежно від розташування у формулярі назви установи – автора документа розрізняють два основні вид формулярів – з поздовжнім і кутовим розміщенням реквізитів.
Типові формуляри служать базою для проектування бланків окремих видів документів.
Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення й виконання. Кожному реквізиту, який містить постійну інформацію, відводиться суворо обмежений обсяг аркуша, достатній для розташування максимальної кількості друкованих знаків.
Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найпоширенішими є бланки службових листів, довідок, актів, наказів, протоколів та ін. Усі основні документи повинні друкуватися на бланках: застосування бланків при складанні документів підвищує культуру праці управління, надає інформації офіційного характеру, полегшує виконання й подальшу використання документа.
Бланки можуть виготовлятися як друкарським, так і іншими способами. У бланки документів, які містять повторювану інформацію (довідки, зведення, доручення, інформаційні й супровідні листи та ін.), доцільно включити трафаретний текст.
У радянському діловодстві бланки наказів, постанов, протоколів та інших документів виготовляються у більшості випадків з поздовжнім розміщенням реквізитів; бланки листів - з поздовжнім і кутовим.
Кутовий варіант бланка є більш економним з точки зору використання площі аркуша та зручним для обробки, і в принципі всі бланки можуть так будуватися. Проте, враховуючи роль традицій у документуванні, кутовий бланк рекомендують головним чином для тих документів, у яких у правій верхній частині аркуша звичайно проставляються певні відомості й відмітки, - для листів, доповідних записок, довідок та інших документів, а також для бланків актів (вони в переважній більшості випадків теж затверджуються. А гриф затвердження ставиться в правій верхній частині аркуша). Інші документи можуть мати бланки з поздовжнім розміщенням реквізитів.
Деяка складність відчувається при проектуванні бланків документів установ союзних і автономних республік, що пов’язано з застосуванням реквізитів, писаних російською й національною мовами. Діюче законодавство має нормативи з цього питання; загалом же воно розв’язується в кожному конкретному випадку з урахуванням традицій, що склалися.
Як правило, назви установ союзних і автономних республік, національних округів та областей друкуються на бланках листів відповідною національною мовою і російською мовою. Обома мовами дублюються також назви структурних підрозділів (на бланках листів підрозділів).
Поштова адреса пишеться лише російською мовою. Бланки інших видів документів, які не мають широкої сфери розсилання, можуть виготовлятися однією мовою – національною чи російською (залежно від місцевих умов і традицій ведення документації).
Оформлення документа. Назва установи, як правил, є у бланку. Коли є документ виготовляється на чистому аркуші паперу, то назва установи вказується в повному розгорнутому найменуванні посади особи, яка підписує документ.
Назва (вид, різновид) документа – один з обов’язкових його реквізитів. У практиці документування цей реквізит не проставляється лише в листах. Назва виду зумовлює особливості викладу й побудови тексту документа, характеризує його призначення й ступінь обов’язковості виконання положень, що в ньому викладаються, а також підвищує його інформативність. Звичайно назва виду документа наявна в бланку або вдруковується пізніше в лівому верхньому кутку чи вздовж лівого поля (залежно від типу формуляра).
Заголовок. Кожен службовий документ, незалежно від його виду, змісту й призначення, повинн мати заголовок, сформульований службовою особою, яка складала його (виняток – повідомлення, телефонограма). Заголовок розміщується в лівому верхньому кутку документа під номером і датою. У ньому коротко, однією фразою в узагальненій формі викладається зміст ділового папера. Називається не лише поняття, про яке йдеться, але й суть дії, виражена віддієслівним іменником, наприклад: Про додаткову поставку вагонів. Про зниження витрат на машинописні роботи та ін.
Як правило, наявність чітких заголовків помітно скорочує час розгляду документа керівництвом, період проходження його по всіх інших інстанціях, прискорює реєстрацію, усуває можливість помилок при формулюванні короткого змісту його в реєстраційних записах.
Заголовки частин великого за обсягом документа (розділів його) можна розміщувати на аркуші в різних місцях. Зручно помістити його в лівій частині аркуша, не перериваючи тексту (лише виділити графічно).
Для нормативної документації доцільним уважається розміщення заголовка, починаючи з середини рядка.
Адреса (службова кореспонденція). Адреса проставляється на багатьох документах: листах, доповідних записках, довідках, повідомленнях та ін.
Якщо прізвища керівних осіб установи-кореспондента невідомі, то доцільно направляти листи на адресу установи або структурного підрозділу, не витрачаючи часу на пошуки потрібних прізвищ та ініціалів. У цьому випадку назва установи й структурного підрозділу ставиться у називному відмінку:
Кам’янець-Подільський електромеханічний завод
Відділ постачання
Якщо прізвища керівних осіб відомі, слід адресувати кореспонденцію конкретним службовим особам з метою пришвидшення її проходження. При цьому назва організації пишеться в називному відмінку, а найменування посади й прізвища – в давальному.
Кам’янець-Подільський електромеханічний завод
Начальнику відділу постачання
Т.Петренку І.О.
Якщо лист адресовано керівникові організації, її назва входить у найменування посади і пишеться у давальному відмінку:
Директору Кам’янець-подільського
Електромеханічного заводу
Т.Хоменку Г.О.
При масовій розсилці документа адресат може бути названий узагальнено: