Реферат: Організаційно розпорядчі документи

Зміст

1.Вступ........................................................................................

2. Мова і стиль організаційно - розпорядчих документів......

3. Правила скорочень у текстах документів............................

4. Організаційно – розпорядчі документи...............................

4.1 Інструкція.............................................................................

4.2 Положення...........................................................................

4.3 Постанова.............................................................................

4.4 Правила................................................................................

4.5 Наказ....................................................................................

4.6 Розпорядження....................................................................

4.7 Рішення................................................................................

4.8 Вказівка................................................................................

4.9 Статут...................................................................................

5. Список літератури.................................................................

Вступ

Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі управлінської діяльності.

Особливості сучасного діловодства полягають, насам- перед, у переведені його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів в цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Дотримання стандартів з діловодства у практичній роботі органів управління та документування сприяє встановленню чіткого організаційно-технічного порядку, викоріненню бюрократизму й тяганини. Опанування прийомів раціональної роботи з документами дає змогу скоротити час на їх складання, оброблення і пошук, організувати чіткий контроль за проходженням та виконанням документів. Зрештою, правильно підготовлений і належним чином оформлений документ – це свідчення культури виконавця.

Органи управління всіх рівнів, від Кабінету міністрів до підрпиємств, організацій, створюють числені управлінські документи. Документування управлінської діяльності здійснюють ІТП і службовці, які ведуть збирання та обробку документів, підготовку і оформлення рішень, що приймаються. Носієм інформаціє є у традиційному вигляді є документ, визначений ГОСТом, як “матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі у часі і просторі”.

Одна з причин неякісного прийняття управлінських рішень-слабка теоритична і практична підготовка багатьох працівників, які недостатньою мірою володіють комплексом

Уставлених в установах, організаціях та на підприємствах методів, способів і прийомів роботи з документами, а в деяких випадках і незнання вимог ГОСТів, що встановлюють порядок оформлення документів.

Мова і стиль організаційно – розпорядчих документів

Складання службових документів – важкий і складний процес, який займає багато часу службовців та ІПТ. Раціоналізувавши цей процес можна добитися економії часу, підвищити культуру документування і управлінської праці.

У роботі з документуванням велику роль грає словесне оформлення рішень, дій, зв’язків. При підготовці документів слід пам’ятати, що мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності. Так, дієвість директивної та розпорядчої документації значною мірою забезпечується імперативом – наказовою інструкцією мови наказів, розпоряджень постанов. Відповідних мовних конструкцій потребують документи, що викладають прохання, вимогу, подяку. Ділове мовлення, ділова мова, ділове службове письмо – поняття визначені.

У кожній групі стилів є свої різновиди. Так, художньо – белетристичний стиль включає прозовий і поетичний; суспільно – публіцистичний стиль газетно журнальний та літературно критичний.

Офіційно-діловий стиль має спецефічні властивості від розмовного мовлення та інших стилів літературної мови. При підготовці тексту документа обов’язкове дотримання таких основних принципів: об’єктивності змісту та нейтральності тону, повноти інформації та стислості викладу, типізації мовних засобів і стандартних термінів. Службові документи, як правило, оформляються від імені юридичної особи установи або її структурного підрозділу. Форми вираження суспільних інтересів у службових документах повинні відповідати нормам адміністративного права.

У наші дні одним із сильних засобів впливу на мову мас є друковане слово. Із книг і журналів читачі черпають не тільки спеціальні знання, а й приклади правильного і образного викладу думок. Однак ще дуже часто трапляються відхилення від літературних норм. Стислість викладу досягається шляхом заміни складних речень простими.

Правила скорочень у текстах документів

У документах системи ОРД застосовують різні типи скорочень. Однак усі скорочення повинні відповідати вимогам затверджених у ГОСТах.

Скорочення виправдані, оскільки вони скорочують час на складання тексту, зменшується його обсяг та виготовлення документа. Принято розрізняти скорочення кількох типів:

Буквені (ініціальні) скорочення (абривіатури), які утворені з початкових літер кожного слова, наприклад: ДУМ, ЛТЕК, МВС і т. д. Майже всі ініціальні скорочення пишуться з великої літери.

2. Складно скорочені слова змішаного утворення складаються з абревіатур та усічених слів. Пишуться вони по-різному, наприклад: ВНДІ вугілля, райвно та інші.

3. Складно скорочені слова складного типу наприклад, колгосп, радгосп, теплохід, Ростсільмаш, Гловморшлях і так далі.

Окремі частково скорочені слова, що складаються з частини основ і повного слова, відрізняються певними особливостями у розшифровці, у категорії роду, відмінювані, наприклад, завкадрами, зам директора, голов пошта і так далі.

Запозичені з інших мов, наприклад: Бі-Бі-Сі, АПН, лавсан .

Умовні графічні скорочення на позначення посади, географічних понять, відрізки часу, кількісні визначення, назви міст, сіл, селищ, областей, районів, вулиць, проспектів.

Особливість графічних скорочень у тому, що вони не виправляються усною мовою. Після такого скорочення обов’язково ставиться крапка, наприклад: м.(місто), с.(село), обл., р-н і т. п. Графічне скорочення завжди пишеться малими літерами.

В ОРД не скорочуються реквізити “заголовок”, “автор документа”, “підпис”.

Організаційні і розпорядчі документи

Органи управління міністерств, відомств, об’єднань, комбінатів, кооперативів, установ, підприємств поряд з актами вищих органів влади та управління керується у своїй діяльності організаційно-правовими документами – положеннями, статутами, інструкціями, правилами. У них закріплюються функції, обов’язки і права органів на тривалі строки.

Так, у положеннях про підприємство, об’єднання передбачуються права в галузі планування, фінансів, капітального будівництва і т. д.

Серед різних форм виконавчо-розпорядчої діяльності організацій, установ і підприємств провідне місце займає видання правових актів розпорядчого характеру, що підлягають у обов’язковому виконанню. Через них реалізується норми права у процесі керівництва господарським і соціально-культурним будівництвам, нормалізується нормативно-правові відносини. Іншими словами, з допомогою цих документів розв’язується важливі завдання управління.

До найбільш поширених документів цього виду належить постанови, рішення, розпорядження, вказівки, інструкції і статути.

Інструкція

Інструкція – правовий акт, створюваний органами управління для встановлення правил, що регулюються організаційно науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, певних їх підрозділів та служб, а також посадовим осіб і громадян. Вона належить до категорії організаційних документів, що видаються міністерствами, установами, є нормативним актом, регламентуючим різні питання.

Існують інструкції посадові, з техніки безпеки, експлуатації і різного устаткування та інші. Кожна з них має бути затверджена вищими стоячими органами або керівниками або організаціями. Інструкції затверджуються керівником або його ж наказом.

Інструкція, крім грифа про затвердження, має такі реквізити, як найменування її виду, короткі формулювання змісту (заголовок), текст, посада і прізвище особи, відповідальної за її складання її підпис, дата, номер (індекс) за класифікатором. Текст викладають у логічній послідовності групують за розділами, до який іноді видають підзаголовки, розбивають на параграфи. Найзручніше застосовувати наскрізну нумерацію. В інструкції вживають слова: повинен, зобов’язаний, необхідний, не припускається, слід. Розділ об’ємних інструкцій позначають римськими цифрами, а пункти – арабськими.

Текст цього документа повинен бути коротким, точним, зрозумілим, оскільки інструкція призначена для постійного користування. Його викладають від другої особи. Широкого застосування набули посадові інструкції, що розробляються на підприємстві, установі для нових осіб, інженерно-технічних працівників, службовців. Такі інструкції встановлюють права та обов’язки працівників, коло їх завдань, особисто відповідальність. Після затвердження керівником вони стають нормативними актами, обов’язковими для певного кола осіб.