Реферат: Мова і стиль службових документів
План лекції.
Поняття мови і стилю.
Вимоги до тексту службових документів.
1. У роботі з документами велику роль відіграє словесне оформлення рішень, дій, зв’язків. Мова не є пасивним фіксатором прийнятих рішень, а виконує активну стимулюючу роль в управлінській діяльності.
Офіційно-діловий стиль має специфічні відмінності від розмовного мовлення та інших стилів літературної мови. При підготовці тексту документа слід дотримуватися таких основних принципів: об’єктивності змісту та нейтральності тону, повноти інформації та стислості викладу, типізації мовних засобів і стандартних термінів. Службові документи, як правило, оформляються від імені юридичної особи установи або її структурного підрозділу.
Більшість документів складається від третьої особи, причому займенники змінюються іменниками (не “я прошу”, а “інститут просить”). У службовій документації неприпустимі діалекти, жаргони.
Мова службових документів повинна відповідати таким вимогам:
Дотримання норм офіційно-ділового стилю і сучасної літературної мови, перш за все тих із них, які допомагають висловити думку більш чітко і повно.
Наявність слів, які вживаються переважно в офіційних документах, що закріпилися в адміністративно-канцелярському мовленні (“належний”, “вищевказаний” та ін.).
Використання термінів і професіоналізмів, у першу чергу юридичних і бухгалтерських.
Широке вживання складних відіменних прийменників, що виражають стандартні аспекти змісту, наприклад “з метою надання допомоги”, “у порядку надання допомоги”.
Обмежене вживання ускладнених синтаксичних побудов – речень з дієприкметниковими і дієприслівниковими зворотами, з різного роду репліками.
Стислість викладу досягається шляхом заміни складних речень простими, а також за допомогою усунення дієприкметникових і дієприслівникових зворотів і вживання загальноприйнятих скорочень.
2. Текст належить до основних реквізитів документа. Він має бути стислим, конкретним, об’єктивним, юридично бездоганним.
Текст ОРД (реквізит 21) оформляють у вигляді: складного тексту; анкети; таблиці; поєднання цих форм.
Текст поділяють на абзаци – пов’язані за змістом частини тексту від одного відступу до іншого. Доцільно, щоб кількість речень в абзацах ОРД не перевищувала двох-чотирьох.
Текст службових документів складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині викладають підстави для виготовлення документа, в основній – рішення, розпорядження, висновки, пропозиції, прохання.
Якщо документ створюється на підставі іншого документа, то це зазначають, наприклад: “Відповідно до Указу Президента України від 12.09.97 № 123 “Про...”.
Якщо текст документа має великий обсяг або містить кілька рішень, висновків, то його слід поділяти на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Крапка між номером і назвою, а також у кінці назви не ставиться, наприклад:
1 Назва розділу
1.1 Назва підрозділу
1.1.1 Назва пункту
1.1.1.1 Назва підпункту
Абзаци всередині пунктів не нумерують.
У службових листах, факсах використовують такі форми викладу:
від першої особи однини, наприклад: “Вважаю за потрібне...”, “Прошу надати...”;
від першої особи множини, наприклад: “Просимо надати...”;
від третьої особи однини, наприклад: “Міністерство не заперечує...”, “Управління вважає”.
Текст, що містить словесну чи цифрову характеристику одного об’єкта за рядом ознак, оформляють у вигляді анкети, яка має постійну та змінну інформацію. До постійної інформації належить перелік ознак, наведений у певній послідовності, а до змінної – конкретна характеристика цих ознак.
Текст, який становить зразок, що його часто наслідують, оформляють у вигляді трафарету. У трафаретних документах постійну основу тексту виготовляють друкарським способом або за допомогою ПК (друкарської машинки), а змінну – вписують від руки або вдруковують.
Цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць:
Таблиця ______ - _______________________________________
номер назва таблиці
| ||||
| ||||
| |
| |||||
| ||||||
|
|