Реферат: Типові операції

Зауваження.

Проводки, створенi з допомогою типової операцiї, пiсля запису в журнал операцiй нiякими додатковими якостями не вiдрiзняються вiд iнших проводок в журналi. Ви можете редагувати цi проводки окремо, як це описано в розд.5.6. Цi проводки нiяк не змiняться, якщо шаблон типової операцiї, з допомогою якого вони були створенi, в подальшому буде змiнено.

Якщо для типової операцiї була передбачена форма первинного документа, то друкувати цей документ треба до запису проводок, створених при вводi типової операцiї, не залишаючи це "на потiм". Пiсля запису проводок в журнал операцiй сформувати з них первинний документ буде вже неможливо. Якщо принтер несправний або недоступний, можна встановити в запитi "Параметри" режим друку в файл, а вивести цей файл на принтер можна буде пiзнiше.

Обмеження, вказанi в зауваженнях 1, 2, вiдсутнi для режиму "документи i розрахунки" (див.розд.6). Для документiв i розрахункiв Ви зможете переглядати їх вихiднi реквiзити, автоматично перераховувати проводки при змiнi їх реквiзитiв, а також в будь-який момент роздрукувати будь-який документ.

При виборi зi списка типових операцiй Ви можете коректувати цей список, вставляти, знищувати i змiнювати типовi операцiї. Однак бiльш зручно це робити в режимi "Типовi операцiї" групи "Операцiї" головного меню (див. розд.5.4).

Проводки з нульовою сумою в журнал операцiй не заносяться.

5.4. Визначення типових операцiй

Для задання шаблонiв типових операцiй призначений режим "Типовi операцiї" групи "Операцiї" головного меню. При бажаннi цi ж дiї можна виконувати i пiсля натиснення Ctrl F9 або Ctrl Enter в журналi операцiй (див. розд. 5.3), але це менш зручно.

Список типових операцiй. Пiсля вибору пункту "Типовi операцiї" групи "Операцiї" головного меню на екран виводиться список типових операцiй. Ви можете переглядати i редагувати цей список, як звичайно (див. розд.2.11). Для виходу з перегляду натиснiть Esc.

Коректування стрiчки списка. Для коректування змiсту графи, видiленої курсором, натиснiть клавiшу Enter. При коректуваннi Ви можете використовувати клавiши редагування (див. розд.2.12).

Ввiд нової стрiчки в список. Для вводу нової типової операцiї натиснiть клавiшу Ins i задайте значення граф для нової операцiї. Крiм того, натиснувши F9, Ви можете скопiювати стрiчку списка: дiя F9 аналогiчна дiї Ins, але в якостi значеннь "по замовчуванню" граф знову введеної стрiчки Вам будуть пред"являтися значення вiдповiдних граф тiєї стрiчки, на якiй знаходився курсор перед натисненням F9.

Пiсля задання граф нової операцiї програма запропонує Вам ввести список проводок (див. нижче).

Знищення стрiчки зi списка. Для знищення стрiчки зi списка типових операцiй встановiть на неї курсор i натиснiть Del. Програма виведе запит на пiдтвердження необхiдностi знищення типової операцiї. Для знищення натиснiть Enter, а для вiдмiни - Esc.

Редагування проводок типової операцiї. При натисненнi клавiши F3 при переглядi списку типових операцiй, а також при вводi нової типової операцiї, програма виводить на екран запит для задання проводок даної типової операцiї. Порядок роботи з цим запитом викладений в розд.5.5.

Задання форми документа. Якщо для типової операцiї в списку типових операцiй заповнена графа "Вих.файл", то пiсля натиснення клавiши F4 Ви зможете переглядати i редагувати шаблон документа, що буде друкуватися пiсля вводу даної типової операцiї. Правила задання форм документiв викладенi в розд.5.8.

Задання назв операцiй. Список типових операцiй виводиться на екран впорядкованим по назвах операцiй, при цьому початковi пробiли в назвах операцiй iгноруються. Тому, щоб в списку операцiй можна було легко орiєнтуватися, подiбнi операцiї повиннi починатися з однакових символiв.

Для зручностi роботи зi списком типових операцiй цi операцiї можна розбити на кiлька груп: "Договори", "Зарплата", "Матерiали" i т. д. Назви груп слiд вводити в список як операцiї без проводок. Назви самих операцiй має змiст заносити в список з деяким вiдступом (2-3 символи), щоб групи операцiй добре розрiзнялись. Назву операцiї при цьому слiд починати з назви групи.

Наприклад:

Договори

Договори Акт

Договори Оплата

Матерiали

Матерiали Прихiд

Матерiали Списання на виробництво

При великiй кiлькостi типових операцiй можна аналогiчним чином вводити пiдгрупи всерединi груп. Пошук операцiй в списку можна вести з допомогою лiтерних клавiш i клавiши Tab.

5.5. Задання проводок типової операцiї

При натисненнi клавiшi F3 при переглядi списка типових операцiй, а також при вводi нової типової операцiї, програма виводить на екран запит для задання проводок даної типової операцiї. Опис кожної проводки в цьому запитi займає двi стрiчки. Графи запиту мають слiдуюче призначення:

графа "NN" призначена для номера проводки, який може використовуватися в формулах, що задають суми проводок. Крiм того, номери проводок визначають послiдовнiсть їх занесення в журнал операцiй при вводi нової типової операцiї;

графа "Дебет/Кредит" складається з двох пiдграф:

в лiвiй пiдграфi в першiй стрiчцi знаходиться код рахунка i субрахунка дебета проводки, в другiй стрiчцi - код рахунка i субрахунка кредита проводки;

в правiй пiдграфi знаходиться значення субконто дебета (в першiй стрiчцi) i кредита (в другiй стрiчцi) проводки. Якщо значення субконто не задане, а по вiдповiдному рахунку (тобто дебету або кредиту) проводки передбачений аналiтичний облiк, то значення субконто запитується пiд час вводу проводки або копiюється з попередньої проводки (якщо воно там задане, див. нижче);

графа "Коефiцiєнти, Тип.змiст, Формула" має двi стрiчки:

в першiй стрiчцi знаходяться коефiцiєнти, по яких сума проводки одержується з суми операцiй (сума операцiй множиться на коефiцiєнт, що знаходиться пiд символом "*", дiлиться на коефiцiєнт, що знаходиться пiд символом "/" i потiм перетворюється по формулi, яка знаходиться в другiй стрiчцi). За коефiцiєнтами знаходиться опис проводки, вiн уточнює опис операцiї. Якщо в описi є символ "#", то для нього слiд вводити номер первинного документа, що буде друкуватися пiсля вводу типової операцiї;

в другiй стрiчцi знаходиться формула, по якiй розраховується сума проводки. Формула може бути вiдсутня, в цьому випадку сума проводки визначається з допомогою тiльки коефiцiєнтiв.

графа "N" мiстить номер робочого мiсця, яке вноситься в проводку. Якщо дана графа не заповнена, то в проводку вноситься бiжучий номер робочого мiсця (заданий в запитi "Параметри").

Перегляд списку проводок. Перегляд списку проводок i їх коректування виконується так як i для всiх iнших спискiв. Для виходу з перегляду списка проводок операцiй натиснiть Esc.

Коректування списка проводок. Для кожної проводки типової операцiї обов"язково слiд вказати номер, рахунок дебета i кредита проводки i коефiцiєнти перетворення суми операцiї в суму проводки. Номера проводок не повиннi повторюватися. Якщо перший коефiцiєнт (пiд знаком "*") рiвний нулю, то сума проводки буде запитуватися при вводi типової операцiї.

Для змiни реквiзиту проводки слiд видiлити цей реквiзит курсором i натиснути Enter. Ввiд нової проводки здiйснюється при натисненнi Ins, знищення бiжучої проводки - при натисненнi клавiши Del. З допомогою F9 можна скопiювати проводку: дiя цiєї клавiши аналогiчна дiї Ins, але в новiй проводцi в якостi реквiзитiв "по замовчуванню" Вам будуть показанi значення вiдповiдних реквiзитiв тiєї проводки, на якiй знаходився курсор перед натисненням F9.

Задання рахункiв дебета i кредита. Для коректування рахункiв дебета i кредита проводки пiдведiть курсор в першу або другу стрiчку лiвої пiдграфи колонки "Дебет/Кредит" i натиснiть Enter. Ви можете ввести код рахунка або субрахунка вручну, або вибрати його зi списка. Для вибору зi списка слiд натиснути F3 (якщо поле пусте, то можна натиснути Enter).

Задання субконто. Якщо по рахунку дебета або кредита проводки ведеться аналітичний облік, то до занесення цієї проводки в журнал операцій необхідно визначити, до якого субконто ця проводка відноситься. Задання субконто може здійснюватися як при визначенні шаблону типової операції, так і при вводі типової операції. Всього є три можливості:

субконто задане в шаблоні типової операції, тоді даний код субконто програма при вводі типової операції запитувати не буде. Щоб при вводі змінити цей код субконто, слід відповісти на запит мал. 5.3 "Продовжити коректування", підвести до даного коду субконто курсор і натиснути Enter;

субконто в шаблоні типової операції не вказано. В цьому випадку при вводі типової операції або пропонується ввести субконто, або воно автоматично копіюється з попередніх проводок;

на місці назви субконто в шаблоні типової операції вказане слово "Вибрати" (воно заноситься туди при натисненні клавіші F5). В цьому випадку про субконто програма завжди запитує при вводі типової операції.

Зауваження.

При початковому заповненні бланка типової операції програма копіює значення субконто, що вводяться в усі незаповнені позиції субконто того ж типу, що лежать нижче, крім, звичайно, тих, для яких заданий режим "Вибрати". Тому при початковому заповненні бланка типової операції програма буде запитувати вид субконто чи якщо для нього заданий режим "Вибрати", чи якщо до нього в бланку немає вибраного субконто того ж типу.

Для задання субконто підведіть курсор в потрібне місце, натисніть Enter і виберіть субконто зі списка, який з'явиться на екрані. Щоб очистити поле з субконто або вставити в нього слово "Вибрати" (тобто встановити режим обов'язкового запиту даного субконто при вводі типової операції), виділіть це поле курсором і натискайте клавішу F5 (один або два рази).

Обчислення суми проводки. Спосіб визначення суми проводки залежить від коефіцієнтів (заданих під знаками "* " і "/ ") і наявності формули обчислення:

якщо для проводки задана формула, то сума проводки обчислюється по формулі (див. розд.5.6). Якщо при цьому перший коефіцієнт рівний нулю, то розрахована сума проводки виводиться користувачеві для підтвердження (користувач може змінити цю суму);

якщо формула не задана, а перший коефіцієнт не рівний нулю, то сума проводки обчислюється як сума операції, помножена на перший коефіцієнт і поділена на другий;

якщо формула не задана і перший коефіцієнт рівний нулю, то сума проводки запитується при вводі типової операції.

Зауваження.

Установка в нуль першого коефіцієнта в проводці типової операції дозволяє організувати підтвердження розрахованих в формулах сум. Якщо в проводці задана формула, то користувач повинен буде при вводі типової операції підтвердити розраховану по формулі суму проводки. Якщо формула відсутня, користувач повинен буде при вводі типової операції ввести суму проводки вручну.

2. Другий коефіцієнт ( "/ ") не може дорівнювати нулю. Зміна проводок в шаблоні типової операції ніяк не впливає на ті проводки, які були введені в журнал операцій раніше з допомогою даної типової операції. Ефект зміни типової операції з'явиться тільки при вводі з її допомогою нових проводок. Це одна з основних відмінностей типових операцій від документів і розрахунків (розд.6) - там при зміні формата документа може бути виконаний перерахунок всіх вже наявних документів того ж типу.

5.6. Формули обчислення сум проводок

В програмі суми проводок типових операцій можуть не тільки запитуватися під час вводу типової операції або визначатися по сумі операції з допомогою коефіцієнтів, але і обчислюватися по довільних формулах.

Ввід формули. Для задання або коректування формули слід підвести курсор в другу стрічку графи "Коефіцієнти, Тип. зміст, Формула" і натиснути Enter. В нижній частині екрану з'явиться вікно з п'яти стрічок, в якому можна вводити і редагувати текст формули.

При заданні формули Ви можете використовувати ті ж клавіші редагування, що і при вводі полів запитів і списків (див. розд.2.12). Вікно розглядається як одна велика стрічка, так що Вам не потрібно натискати Enter для переносу частини формули на нову стрічку, якщо її текст не поміщається в одній стрічці. Закінчивши ввід, натисніть клавішу Enter. Натиснення Esc перерве редагування формули, при цьому зміни в текст формули внесені не будуть.

Формат формул. Формула може складатися з одного або кількох виразів або команд, розділених між собою крапкою з комою ";". Вирази в формулі розраховуються (а команди виконуються) почергово, тобто зліва направо. Кожний слідуючий вираз в формулі може використовувати результат розрахунку попереднього. В суму проводки заноситься результат, обчислений з допомогою останнього виразу в формулі.

Вирази складаються зі слідуючих елементів:

чисел (при цьому у чисел з десятковою частиною ціла і десяткова частини повинні розділятися крапкою, а не комою, наприклад, "1.5", а не "1,5");

знаків арифметичних виразів ( “ + “ - додавання, “ - “ - віднімання, “ * “ - множення, “ / “ - ділення);

круглих дужок, які визначають порядок обчислення виразів;

макроімен, які використовуються для посилання на суми попередніх проводок, суму операції, результат обчислення попереднього виразу в формулі, залишки і обороти по рахунках бухгалтерського обліку і т.д.;

викликів функцій.

Команди починаються з символа "!". В формулах сум проводок використовуються тільки команди установки періоду розрахунку залишків і оборотів по рахунках (див. нижче).

Зауваження.

1. Довжина кожного виразу в формулі не може перевищувати 150 символів.

2. Відповідно з загальною практикою операції множення і ділення виконуються раніше, ніж операції додавання і віднімання, якщо інший порядок не встановлено дужками.

Функції. Для змін значень чисел і виразів можна використовувати функції:

Ц(вираз)	- перетворює вираз в ціле число, відкидаючи від нього десяткову частину, наприклад, Ц(1.8) рівне 1, Ц(-1.9) рівне -1.
ОКР(вираз )	- округлює вираз до n знаків в десятковій частині, наприклад, ОКР(1.7) рівне 2.