Реферат: Оформлення документації по оприбуткуванню готової продукції

Редагування даних. Форматування комірок і даних в комірках.

Відредагувати введені дані можна безпосередньо в комірці або в рядку формул. Для внесення змін комірку потрібно виділити і виконати одну з дій:

натиснути F2, виправляти дані в комірці;

двічі клацнути по комірці, дані виправляти в комірці;

клацнути в потрібному місці в рядку формул, дані виправляти в рядку формул.

Для вилучення даних з комірки потрібно її виділити і натиснути клавішу Delete. Для очищення форматів, даних, приміток або всього перерахованого потрібно виконати команду Правка® Очистить® Все (Форматы, Содержимое, Примечание).

Для форматування комірок і даних в них потрібно виділити комірки і вибрати відповідні кнопки панелей інструментів. Більше можливостей та дій для форматування можна виконати у вікні Формат комірки. Воно відкривається командою Форма®Ячейки або контекстне меню®Формат ячеек.

Діалогове вікно містить 6 вкладинок.

1.Число – відображає перелік форматів даних: загальний, числовий, грошовий, фінансовий, дата, час, процентний, дробовий, експоненціальний, текстовий, формат створений користувачем (наприклад для введення телефонів); їх тип та зразок відображення.

2. Вирівнювання – задає вирівнювання даних по горизонталі та вертикалі, відступ абзацу, довільну орієнтацію тексту в комірках на заданий кут, а також перенесення даних по словах, автопідбір ширини стовпця, об’єднання декількох виділених комірок.

3. Шрифт – використовується для задання шрифтів даних в комірках, вікно подібне до вікна Шрифт текстового редактора Word.

4. Границя – дозволяє оформляти межі комірок рамками, лініями, різного типу та кольору.

5. Вид – вибір кольору та узору заливки комірок.

6. Захист – дозволяє приховати формули та задати захист комірки від випадкових змін, але захист буде діяти тільки після за дання захисту всього Листа командою Сервис®Защита®Защитить Лист, можна задати пароль.

Робота з комірками, рядками, стовпцями, робочими листами і книгами.

Робота з комірками.

Щоб виділити одну комірку – потрібно просто клацнути по ній.

Декілька сусідніх – перетягнути мишкою.

Декілька несусідніх - тримати клавішу Ctrl і клацати мишкою.

Щоб вилучити комірку – її виділяють, викликають контекстне меню→Удалить або команда: Правка→Удалить, у вікні, що відкриється потрібно вибрати куди зсунеться інформація: вліво чи вверх.

Щоб вставити комірку – викликають контекстне меню→Вставить ячейки або команда Вставка→Ячейки, у вікні вибираємо куди зсунеться інформація: вправо чи вниз.

Щоб скопіювати чи перемістити дані з одної комірки в іншу можна скористатись буфером обміну (команди, кнопки панелі інструментів) або мишкою (курсор повинен мати вигляд стрілки).

Якщо потрібно ввести однакові дані у декілька сусідніх комірок, то їх можна скопіювати. Для цього треба виділити комірку з введеними даними, помістити вказівник мишки на маркер і коли він перетвориться в чорний хрестик, зачепити і перетягнути мишкою на потрібну кількість комірок.

У Excel можна вводити послідовності (серії), наприклад назви місяців, днів тижня, квартали та ін. Переглянути існуючі серії даних та ввести свої можна в наладках Excel Сервис→Параметры. Введення послідовностей даних здійснюється так само як копіювання: ввести в комірку перше значення, а потім перетягнути мишкою на потрібну кількість комірок, функція Автозаповнення автоматично створить необхідну послідовність.

Якщо не потрібно створювати послідовність, а лише копіювати дані, то при перетягуванні необхідно тримати клавішу Ctrl.

Для введення в комірку послідовності чисел, дат, часу через певний проміжок – вводять у дві комірки перше і наступне значення, виділяють їх і потім перетягують маркер у вигляді чорного хрестика. (наприклад 5, 10,...; 8:00, 8:30,...).

У Excel є функція Автозавершення, якщо вводити у стовпець початкові літери фрази, яка уже була введена раніше, то в комірці відразу появиться вся фраза (однакові прізвища, назви та ін.).

Робота з рядками, стовпцями.

Виділення рядків та стовпців здійснюється клацанням по їх заголовку; декілька сусідніх – перетягуванням мишкою по заголовках; несусідніх – тримаючи Ctrl.

Щоб вилучити рядок, стовпець – їх виділяють і контекстне меню→Удалить або команда Правка→Удалиить.

Щоб вставити рядок, стовпець – контекстне меню→Доавить ячейки→Строку (Столбец) або виконати команди Вставка→Строка (Столбец).

Щоб змінити ширину стовпця чи висоту рядка потрібно помістити вказівник мишки на межі заголовків двох стовпців (рядків), коли курсор перетвориться у тонкий хрестик – перетягнути його на потрібну відстань.

Щоб встановити ширину стовпця (висоту рядка) відповідно до даних - треба двічі клацнути мишкою по межі в заголовку стовпця (рядка).

Задати ширину стовпця (висоту рядка) можна також вказавши їх числове значення в командах Формат→Столбец (Строка)→Ширина (Высота), ввести числове значення і на Ok.

Рядки та стовпці можна приховувати, тоді вони не будуть відображатися на екрані, але дані введені в них не зникнуть. Для цього потрібно виділити відповідні рядки чи стовпці і виконати команди Формат→Строка (Столбец)→Скрыть. Щоб выдобразити приховані рядки чи стовпці, виконують команди: Формат→Строка (Столбец)→Отобразить

Копіювання та переміщення рядків і стовпців та даних в них здійснюється аналогічно, як і комірок.

Робота з робочими листами.

По замовчуванню кількість робочих листів в кожній робочій книзі – 3, їх ярлики розміщені внизу зліва робочої області.

Щоб виділити один лист - потрібно клацнути по ярлику мишкою, ярлик стане світлішим.;

Декілька листів – виділяються аналогічно як об’єкти, тримаючи Shift –сусідні, Ctrl –несусідні.

Щоб зняти виділення – можна виконати дії:

клацнути по невиділеному листі;

в контекстному меню виконати команду Разгрупировать Листы

Щоб добавити новий лист – потрібно виділити Лист перед яким добавиться новий і виконати команду Вставка®Лист, або контекстне меню®Добавить Лист, новий Лист отримає назву наступного номера (Лист 4).

Щоб вилучити Лист - його виділяють і виконують команду Правка®Удалить або контекстне меню®Удалить.

Щоб перейменувати Лист – контекстне мею®Перейменовать або команда Формат®Лист®Перейменовать.

Щоб приховати Лист – команда Формат®Лист®Скрыть (Отобразить).

Листи можна копіювати та переміщувати в одній Робочій книзі або між іншими Робочими книгами. Для цього Лист виділяють і виконують команду Правка®Переместить /Скопировать або контекстне меню®Переместить /Скопировать, відкриється діалогове вікно, в якому потрібно вибрати Робочу книгу, куди буде копіюватись Лист і назву Робочого Листа перед яким вставиться скопійований Лист. Внизу цього вікна для копіювання потрібно поставити галочку в режимі создавать копию, інакше Лист переміститься. Також листи можна копіювати та переміщувати зачепивши за ярлички мишкою.

Робота з Робочими Книгами: створення, збереження, перейменування, відкриття, закриття, пошук здійснюється аналогічно як і з будь-якими файлами, кнопками панелі інструментів чи відповідними командами меню.