Реферат: Облік грошових розрахунків

Основна маса авансів видається під звіт на службові відря­дження у межах сум, необхідних відрядженим особам на оплату вартості проїзду до місця відрядження і назад, добових і витрат на наймання житлового приміщення.

Порядок оплати службових відряджень встановлено Інструк­цією про службові відрядження в межах України та за кордон, зат­вердженою наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 № 59 (зі змінами та доповненнями, внесеними наказом від 13.08.98 № 165) та постановою Кабінету Міністрів України «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кор­дон» від 23.04.99 № 663 з подальшими змінами.

Термін відрядження в межах України визначається керівни­ком або його заступником, але не може перевищувати ЗО кален­дарних днів.

Рішення про службове відрядження керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади приймається згідно з постано­вою Кабінету Міністрів України «Про впорядкування службових відряджень керівника органів державної виконавчої влади» від 27.06.96 № 682.

За відрядженнями виплачуються добові в єдиній сумі — 18 грн. за кожний день перебування у відрядженні (включаючи день від'їзду та приїзду) незалежно від статусу населеного пункту. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за від­мітками у посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи і прибуття до місця постійної роботи працівни­ка, а днем прибуття — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи.

За наявності підтверджувальних документів установою відш­кодовуються витрати відрядженим працівникам на наймання жи­тлового приміщення в розмірі фактичних витрат з урахуванням додаткових побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чистка, лагодження та прасування одягу), за користування холо­дильником, телевізором, але не більше 50 грн.

За бронювання місця в готелях відшкодовується плата в роз­мірі не більше 50% його вартості за добу згідно з поданими підтверджувальними документами.

Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд до місця відрядження і назад у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним та автомобільним транспортом загального користування з урахуванням усіх витрат, пов'язаних з придбанням проїзних квитків, користуванням постільними реча­ми в поїздах, страхових платежів на транспорті, суми податку на додану вартість за придбані проїзні документи.

Виплати на відрядження (крім добових) відшкодовуються ли­ше за умови наявності підтверджувальних документів в оригіналі.

Термін відрядження працівника за кордон визначається та­кож керівником установи, але не може бути більше 60 кален­дарних днів.

Аванс відрядженому працівникові за кордон видається в наці­ональній валюті країни, куди відряджається працівник, або у вільно конвертованій валюті на поточні витрати в розмірах, які обумовлені реальними потребами в країні перебування.

Перерахунок граничних норм добових (до 160 грн. за добу) у до­лари СТА здійснюється за прогнозним офіційним курсом обміну національної валюти України до долара США на поточний рік.

Наприклад, норма добових — 160 грн. Прогнозний офіційний курс обміну гривні до долара США на поточний рік — 5,78. Пе­рерахунок:

160 грн. : 5,78 = 27,68 дол. США.

За час перебування у відрядженні за кордоном працівникові відшкодовується більш широкий спектр витрат, а саме витрати:

а) на проїзд як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження;

б) на оплату рахунків за проживання в готелях, включаючи витрати на харчування і побутові послуги;

в) на оплату телефонних рахунків;

г) на оформлення закордонних паспортів, віз, обов'язкове стра­хування тощо.

При відрядженні у межах України та за кордон за працівником зберігається місце роботи та середній заробіток за час відряджен­ня, включаючи час перебування в дорозі.

При відрядженні в межах України та за кордон державних службовців і працівників бюджетних установ встановлено додат­кові обмеження витрат відповідно до чинного законодавства.

Порядок видачі і використання підзвітних сум на проведення наукових експедицій регламентується інструктивними матеріа­лами про порядок організації, проведення та оплати наукових експедицій науково-дослідними установами НАНУ.

На перш о початкові витрати начальникам експедицій чи заго­нів видається аванс готівкою відповідно до затвердженого кошторису, масштабів та умов роботи експедицій. Підзвітні суми на експедиційні дослідження видаються на виплату заробітної пла­ти, оплату проїзду співробітників до місця роботи експедиції і назад, добових, квартирних, орендної плати за користування транс­портом, технікою, для здійснення земляних робіт, наймання при­міщення для тимчасових комор, лабораторій і житла; на при­дбання пальномастильних та інших матеріалів, а також малоцін­ного інвентаря для потреб експедицій, поштово-телеграфних вит­рат; на оплату замовлень, виконуваних за трудовими угодами; інших витрат.

Після повернення з відрядження підзвітна особа зобов'язана протягом трьох робочих днів подати в бухгалтерію авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти, до якого додаються по­свідчення на відрядження з відмітками про прибуття і вибуття, а також в оригіналі документи, що підтверджують вартість витрат (проїзні квитки, рахунки, чеки, квитанції тощо). Залишок невико­ристаних коштів згідно з авансовим звітом підлягає поверненню до каси установи у валюті, в якій був виданий аванс, але не піз­ніше трьох робочих днів після повернення з відрядження.

У бухгалтерії здійснюється арифметична перевірка авансових звітів, а також перевірка правильності оформлення документів і витрачання коштів за призначенням. Керівник установи зобов'я­заний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення щодо за­твердження перевірених авансових звітів.

У разі неподання в строк авансових звітів або неповернення в касу невикористаних авансів бухгалтерія має право здійснювати утримання цієї заборгованості із заробітної плати осіб, які отри­мали аванси, з дотриманням вимог, встановлених чинним зако­нодавством.

Розрахунки з підзвітними особами обліковуються на активно­му субрахунку № 362 «Розрахунки з підзвітними особами».

Операції з обліку розрахунків з підзвітними особами оформ­ляються такими бухгалтерськими записами:

1. При видачі авансу:

Дебет субрахунка № 362 Кредит субрахунків № 301, 302.

2. На суму поданого авансового звіту про витрачання коштів, отриманих під звіт:

Дебет рахунків № 23, 80, 81 Кредит субрахунка № 362.

3. Повернення в касу невикористаного залишку авансу:

Дебет субрахунків № 301, 302 Кредит субрахунка № 362.

4. Утримання невикористаного залишку авансу із заробітної плати:

Дебет субрахунка № 661 Кредит субрахунка № 362.

Зазначені записи відображаються в меморіальному ордері № 8 — накопичувальній відомості за розрахунками з підзвітними особами ф. № 386, в якому поєднуються синтетичний та аналіти­чний облік шляхом використання позиційного способу записів.

На практиці субрахунок № 362 може бути активно-пасивним. Дебетове його сальдо відображається в активі балансу, а креди­тове показується в пасиві балансу за статтею «Розрахунки з ін­шими кредиторами».

При автоматизації обліку розрахунків з підзвітними особами ре­єстром синтетичного та аналітичного обліку за субрахунком № 363 є машинограма «Відомість фінансово-розрахункових операцій».