Реферат: Настройка рахунків, субконто та інших параметрів в 1С Бухгалтерії

Однак повністю можливості програми розкриваються при веденні аналітичного обліку. В цьому випадку програма дозволяє слідкувати за розрахунками з конкретними покупцями та постачальниками, враховувати кількість і рух товарів та основних засобів, виконання договорів, розрарунки по зарплаті і з підзвітними особами і т.д. Програма веде аналітичний облік в кількісному та грошовому виразі, а також у валюті.

В цьому параграфі будуть викладені основні поняття, які відносяться до ведення аналітичного обліку в "1С:Бухгалтерії", а також подані деякі рекомендації. Конкретні процедури ведення аналітичного обліку подаються в слідуючих параграфах.

Субконто. Для ведення аналітичного обліку програма дозволяє вести необмежену кількість довідників об’єктів аналітичного обліку: по товарах, матеріалах, організаціях, співробітниках, основних засобах і т.д. Для загальної назви групи об’єктів аналітичного обліку в "1С:Бухгалтерії" використовується термін "субконто". Список субконто виводиться і коректується в режимі "Види субконто" розділу "Операції" головного меню, його можна змінювати також при прегляді рахунків бухгалтерського обліку і при вводі операцій.

Аналітичний облік. Щоб задати ведення аналітичного обліку по тому або іншому синтетичному рахунку або субрахунку, слід в режимі перегляду рахунків ( функція "Рахунки" з групи функцій "Операції") вказати в графі "Вид субконто" назву виду субконто, що буде зв’язаний з даним рахунком або субрахунком. Після цього при вводі проводок по даному рахунку або субрахунку програма буде пропонувати Вам вибрати з відповідного довідника об’єкт, до якого відноситься проводка. Наприклад, якщо Ви "закріпили" до рахунку 71 "Розрахунки з підзвітними особами" вид субконто "Співробітники", то при вводі операцій по 71 рахунку програма буде пропонувати Вам вибрати зі списку співробітника, до якого відноситься проводка. Якщо потрібного співробітника в списку немає, то список можна доповнити (для цього потрібно буде перервати ввід операції).

Кожний вид субконто може бути закріплено до будь-якого числа рахунків і субрахунків (наприклад, для рахунків 60, 61, 62, 64. 76 можна ввести єдиний список субконто - "Організації").

Аналітичний облік доцільно вести по тих рахунках, для яких необхідно мати залишки і обороти по кожному об’єкту. Найчастіше аналітичний облік ведеться по слідуючих рахунках:

01 - Основні засоби

04 - Нематеріальні активи

05 - Матеріали

12 - МШП

40 - Готова продукція

41 - Товари

45 - Товари відвантажені

60 - Розрахунки з постачальниками

61 - Розрахунки по авансах виданих

62 - Розрахунки з покупцями

64 - Розрахунки по авансах отриманих

71 - Розрахунки з підзвітними особами

75 - Розрахунки з засновниками

76 - Розрахунки з дебіторами та кредиторами

Крім того, аналітичний облік можна використовувати і для фінансового аналізу діяльності підприємства. Наприклад, якщо вести аналітичний облік по рахунку 46 "Реалізація", де позиціями аналітики будуть напрями Вашої діяльності (виробництво, транспорт, послуги і т.д.), Ви завжди зможете точно знати, який дохід дає кожний вид діяльності. Якщо вести аналітичний облік по рахунку 20 "Основне виробництво", де список позицій буде складатися з назв продукції або її типів, то можна отримати облік затрат на виробництво, які включатимуться в собівартість продукції. З допомогою аналітичного обліку Ви можете вести облік валюти, зарплати, нараховувати амортизацію і т.д.

Багаторівневі списки. В "1С:Бухгалтерії" списки об’єктів аналітичного обліку можуть мати багаторівневу структуру. Це дозволяє організовувати довідники об’єктів аналітичного обліку більш зручним чином. Наприклад, якщо при роботі з одним контрагентом Ви використовуєте кілька договорів, то можна в списку "Організації" на другому рівні вказувати назви договорів. Тоді при вводі проводок по рахунках, до яких "закріплений" вид субконто "Організації", Вам буде спочатку запропоновано вибрати назву організації, а потім, якщо по цій організації є ділення на договори, - назву договору. Аналогічно, Ви можете зберігати список співробітників, згрупований по підрозділах Вашої організації. Ви зможете отримати підсумки як по організаціях або підрозділах, так і по конкретних договорах або співробітниках.

Кількісний облік. По рахунках, для яких вказано ведення аналітичного обліку (вибраний вид субконто), можна вести облік в натуральному виразі. Ведення обліку в натуральному виразі ведеться незалежно від вартісного. При вводі проводок по рахунках, для яких заданий кількісний облік, програма буде запитувати про кількість та суму. Залишки та обороти по таких рахунках будуть вираховуватися і в натуральному, і у вартісному виразі. При обліку в натуральному виразі в кількості використовується три знаки в десятковій частині.

Для задання необхідності ведення кількісного обліку необхідно поставити у відповідній стрічці списку рахунків символ "+" в графі "К.".

Найчастіше кількісний облік використовується для рахунків, зв’язаних з товаро-матеріальними цінностями ( основних засобів, наматеріальних активів, матеріалів і т.д.), але можливі і інші варіанти.

Параметри субконто. В "1С:Бухгалтерії" для кожного виду об’єктів аналітичного обліку можна задати деяку кількість параметрів. Наприклад, для співробітників можна вказати оклад, адресу, повне ім’я та по-батькові і т.д., для організації - повну назву, адресу, розрахунковий рахунок, банківські реквізити і т.д.

Назви параметрів субконто єдині для всіх об’єктів, що належать одному виду субконто, а значення цих параметрів, звичайно, для кожного об’єкта аналітичного обліку задаються індивідуально.

Значення параметрів можна використовувати в формах первинних документів, в формах звітів, в формулах типових проводок та ін. Наявність параметрів субконто дозволяє автоматизувати багато операцій бухобліку: нарахування зарплати, амортизації і т.д.

5. Список видів субконто

Для перегляду і коректування списку видів субконто слід використовувати функцію "Види субконто" з групи “Операції” головного меню. При цьому на екрані буде виведено список видів об’єктів аналітичного обліку. Цей список виводиться також при коректуванні графи "Вид субконто" списку рахунків (функція "Рахунки" групи "Операції" головного меню), а також при складанні стандартних звітів (див.розд.8). При цьому список подається для вибору виду субконто, тобто для коректування графи списку потрібно буде використовувати комбінацію клавіш Shift Enter, а не Enter.

Формат списку видів субконто. Список видів субконто має дві графи: номер субконто та назва субконто. Ви можете впорядкувати список як по номеру субконто (натиснувши Ctrl 1 ), так і по назві субконто (натиснувши Ctrl 2). Впорядкувати список можна також з допомогою пункту “Сортировка” групи меню “Действия”.

Перегляд списку видів субконто. Як і всі списки список видів субконто Ви можете переглядати за допомогою клавіш переміщення курсора і лінійки прокрутки. З допомогою алфавітно-цифрових клавіш Ви можете здійснити швидкий пошук виду субконто по його назві (якщо список відсортований по назві), або по його номеру (якщо список відсортований по номеру).

Крім швидкого пошуку виду субконто, Ви можете шукати потрібний вид субконто по довільному рядку символів, що входять в його назву. Пошук здійснюється з допомогою клавіш і піктограм:

Ctrl F3 - задання параметрів пошуку і його виконання;

F3 - повтор пошуку в тому ж напрямі;

Shift F3 - повтор пошуку вперед по списку (вправо і вниз);

Alt F3 - повтор пошуку назад по списку (вліво і вверх).

При перегляді списку видів субконто Ви можете, натиснувши клавішу F5 або кнопку Субконто в нижній частині вікна зі списком, перейти до коректування списка значень субконто для біжучого виду субконто (детальніше в п.3.6). При цьому список видів субконто і список значень субконто будуть зв”язані між собою: якщо Ви виділите в списку видів субконто інший рядок (наприклад, клікнувши його мишкою), то у вікні зі списком значень субконто з”явиться список значень виділеного Вами виду субконто.

Вихід з перегляду. Для закриття вікна зі списком слід натиснути комбінацію клавіш Ctrl F4 або двічі клікнути мишкою кнопку системного меню в лівому верхньому куті вікна зі списком.

Коректування списку видів субконто. Для вставки в список нового виду субконто, натисніть клавішу Ins або кнопку Нов. в нижній частині вікна зі списком і введіть номер виду субконто (програма запропонує Вам перший вільний номер) і назву. Після вводу кожного значення натисніть клавішу Enter або кнопку Зап. в нижній частині вікна зі списком. Програма не дозволить Вам ввести код виду субконто, який співпадає з наявним в списку. Натиснення Esc дозволить Вам в будь-який момент відмінити ввід нового виду субконто.