Реферат: Форми бухгалтерського обліку

Однією з важливих передумов раціональної організації обліку є застосування найбільш ефективної форми бухгалтерсь­кого обліку, його технічної оснащеності.

Під формою бухгалтерського обліку розуміють певну систему взаємопов'язаних між собою облікових регістрів встановленої форми і змісту, що зумовлює послідовність і способи облікових записів.

Основними відмітними ознаками, що визначають особливості окремих форм бухгалтерського обліку, є: зовнішній вигляд і бу­дова облікових регістрів, взаємозв'язок регістрів синтетичного й аналітичного обліку, послідовність і техніка облікової реєстрації.

За час існування бухгалтерського обліку застосовувались різні форми. На самому ранньому ступені розвитку облік вівся самим власником господар­ства для організації спостереження і контролю за збереженням його майна та розміром одержуваного доходу. Відомо, що самою ранньою була стара італійська форма, описана італійським вченим-математиком Лукою Пачолі в його роботі "Трактат про рахунки і записи", виданій в 1494 р. у Венеції. В ній він писав, що для зручності і легкості потрібні три книги: Меморіал (Пам’ятна книга). Журнал і Головна книга. Операції записувались із слів власника або з його Пам'ятної книги (вона замінювала собою документи) в хронологічний регістр-Журнал (де зазначались кореспондуючі рахунки), а потім в систематичний регістр — Головну книгу. Рахунки в Головній книзі велись як індивідуальні, їх відкривали на кожний об'єкт обліку (наприклад, рахунок Коштів, рахунок Зерна, рахунок купця Мозиря тощо). За даними Головної книги складався баланс.

Таким чином, наприкінці XIV століття вперше була описана книжкова форма обліку. Вона задовольняла потреби купців і дрібних ремісників. Проте із зростанням обсягу діяльності, збільшенням кількості господарських опе­рацій виникла потреба в узагальнених (синтетичних) показниках. Тоді Голов­на книга перетворилася в регістр синтетичного обліку, паралельно якому став вестись аналітичний облік в окремих допоміжних книгах. Так наприкінці XIV століття появилась нова італійська форма бухгалтерського обліку.

У другій половині XVIII століття стали застосовувати меморіально-касову або німецьку форму обліку, при якій суворо розмежовувались касові і некасові операції. Для цього Журнал було поділено на кілька хронологічних регіст­рів — Касовий журнал. Меморіал тощо. Ця форма з середини XIX століття застосовувалась і в Росії.

Розвиток виробництва, торгового капіталу, банківських операцій потребу­вав дальшого розподілу праці облікових працівників. Для цього була розроб­лена багатожурнальна або французька форма бухгалтерського обліку, при якій хронологічні записи здійснювались в декількох журналах (касовому журналі, журналах обліку товарів, продажу, купівлі тощо). Від щоденних записів у Го­ловну книгу перейшли до записів в неї місячними підсумками, для підготовки яких було введено зведений журнал (що складався шляхом вибірок з щоден­них журналів). Поступово для обгрунтування записів в регістри почали вико­ристовувати документи.

Отже, форми бухгалтерського обліку постійно удосконалю­ються. Це зумовлено загальним розвитком народного госпо­дарства, ускладненням економічних відносин, зростанням обся­гу інформації, що підлягає обліку, удосконаленням практики самого обліку, а також впровадженням високопродуктивної обчислювальної техніки для механізації й автоматизації обчис­лювальних робіт. Прогресивною вважається така форма обліку, яка на основі впровадження обчислювальної техніки за­безпечує своєчасне одержання якісної інформації, необхідної для управління, а також системи показників звітності — при мінімальних затратах праці і засобів на ведення обліку.

Сучасними формами бухгалтерського обліку, що застосову­ються на підприємствах і в організаціях України, є: меморіаль­но-ордерна (контрольно-шахова), Журнал-головна, журнально-ордерна, автоматизована (комп'ютерна), спрощена форма обліку.

Меморіально-ордерна (контрольно-шахова) форма бухгал­терського обліку характеризується застосуванням книг для ве­дення синтетичного обліку і карток — для аналітичного. Поря­док облікової реєстрації господарських операцій при меморіально-ордерній формі такий. На підставі оформлених і перевірених документів (первинних або згрупованих) склада­ють меморіальні ордери. В них роблять посилання на доку­мент, що служить підставою для записів (або коротко викла­дається зміст запису), його номер і дата складання, вказуються кореспондуючі рахунки по даній операції і суми. Це допомагає упорядкуванню облікових записів.

Меморіальні ордери складають на окремих бланках або на самому документі, якщо на ньому відтворена (друкарським або іншим способом) форма ордера. Меморіальні ордери реєстру­ють у хронологічному регістрі синтетичного обліку — Реєстра­ційному журналі. Нумерацію меморіальних ордерів щомісячно починають з першого номера.

Реєстраційний журнал призначений для забезпечення збере­ження меморіальних ордерів, й також для наступної перевірки повноти і правильності записів господарських операцій в систе­мі рахунків. Цю перевірку здійснюють шляхом звірки місячних підсумків реєстраційного журналу з підсумками оборотів по де­бету і кредиту синтетичних рахунків в оборотній відомості.

Після реєстрації дані меморіальних ордерів записують у Го­ловну книгу, яка є систематичним регістром синтетичного обліку. Рахунки у Головній книзі будують за шаховим принци­пом у вигляді двосторонніх багатографних таблиць, окремі графи яких призначені для запису операцій у розрізі кореспондуючих рахунків. Така будова Головної книги полегшує конт­роль кореспондуючих рахунків, дає змогу аналізувати обороти за даними рахунків синтетичного обліку. Тому Головну книгу часто називають контрольною відомістю, а саму форму бухгал­терського обліку — контрольно-шаховою.

Кожний запис на дебеті рахунка Головної книги одночасно показує кореспондуючий рахунок по кредиту і, навпаки, запис на кредиті рахунка — кореспондуючий рахунок по дебету. Тому кожний запис у Голов­ну книгу роблять двічі: один раз на дебеті, другий раз — на кредиті відповідних рахунків. Після закінчення місяця по кож­ному рахунку підраховують обороти по дебету і кредиту, виз­начають залишки і складають оборотну відомість. При цьому будова Головної книги дозволяє складати оборотну відомість по синтетичних рахунках не тільки простої, а й шахової форми.

Аналітичний облік при меморіально-ордерній формі ведуть, як правило, на картках, а касових операцій — у Касовій книзі. Записи в регістри аналітичного обліку роблять із первинних документів, доданих до меморіального ордера. Після закінчен­ня місяця підраховують підсумки і складають оборотні (або сальдові) відомості по рахунках аналітичного обліку. Дані цих відомостей звіряють з оборотами і залишками відповідних син­тетичних рахунків. Цим досягається взаємна перевірка до­стовірності записів на рахунках синтетичного й аналітичного обліку. Після звірки записів за даними рахунків складають ба­ланс та інші форми звітності.

Меморіально-ордерна форма обліку свого часу відповідала вимогам, поставленим до бухгалтерського обліку. Поєднання синтетичного обліку у книгах з аналітичним обліком на карт­ках дає змогу використати їх переваги. Використання меморіальних ордерів сприяє упорядкуванню систематичного обліку, а перевірка дебетових і кредитових оборотів по рахун­ках Головної книги з оборотом реєстраційного журналу дає можливість встановити повноту і правильність записів і усуну­ти помилки (якщо вони мали місце).

Проте, при певних перевагах, меморіально-ордерна форма має суттєві недоліки, а саме:

- складання значної кількості документів бухгалтерського оформлення (меморіальних ордерів) створює зайву проміжну ланку між виправдними документами й обліковими регістрами;

- багаторазовість записів господарських операцій (у реєстраційному журналі, двічі на синтетичних рахунках Голов­ної книги, на аналітичних рахунках) і пов'язані з цим зайві за­трати праці;

- роз'єднаність синтетичного й аналітичного обліку, що часто призводить до відставання записів на аналітичні рахунки від записів на синтетичні;

- віднесення значного обсягу робіт (звірка даних хроно­логічного й систематичного обліку, а також синтетичного й. аналітичного обліку, виправлення помилок тощо) на кінець місяця, що зумовлює нерівномірність завантаження облікових працівників, відставання у складанні і поданні звітності;

- недостатня пристосованість облікових регістрів для отри­мання необхідної інформації для складання звітності, що зу­мовлює необхідність додаткових вибірок і розрахунків у про­цесі складання звітності.

Окрім цього, меморіально-ордерна форма обліку розрахова­на в основному на ручну працю або використання обчислю­вальної техніки на окремих ділянках обліку (нарахування заробітної плати тощо) і не пристосована до комплексної авто­матизації облікової інформації із застосуванням сучасної об­числювальної техніки. Тому перелічені недоліки меморіально-ордерної форми бухгалтерського обліку суттєво обмежують її застосування.

Форма бухгалтерського обліку Журнал-головна є спрощеним варіантом меморіально-ордерної форми і застосовується на невеликих за обсягом діяльності підприємствах і в організаціях, план рахунків яких передбачає незначну кількість рахунків синтетично­го обліку (малі підприємства, бюджетні установи та ін.).

Свою назву ця форма обліку одержала від основного її регістру синтетичного обліку — книги Журнал-головна.