Прийнявши рішення про скликання зборів, його організатори повинні подбати про те, щоб сповістити про це всім членам кооперативу. Повідомлення про проведення зборів повинне містити:

- дату, час і місце проведення збори;

- питання, включені до порядку денного збори;

- порядок ознайомлення членів кооперативу з інформацією (матеріалами), що підлягає представленню членам кооперативу перед зборами (якщо така інформація маються).

Наприклад, до матеріалів, що підлягають наданню членам кооперативу при підготовці чергового (річного) збори, відносяться річний звіт суспільства, рахунок прибутків і збитків, бухгалтерський баланс, висновок ревізійної комісії (ревізора) і аудитора кооперативу за результатами річної перевірки його хазяйновитої-господарчої-фінансово-господарської діяльності.

Якщо має бути обрання членів керівних органів, ревізійної комісії кооперативу, то членам кооперативу повинні бути завчасно надані зведення про кандидатів на ці посади. Склад і зміст матеріалів, що підлягають наданню членам кооперативу перед позачерговими зборами, визначаються правлінням (головою) кооперативу або інших осіб, що скликають збори.

Повідомлення доводиться до зведення всіх членів кооперативу в писемній формі не пізніше, ніж за 20 днів до дати проведення збори. При визначенні форми повідомлення членам кооперативу про проведення зборів, необхідно виходити з того, щоб воно вчасно дійшло до кожного з них. Повідомлення може бути вивішене у виді оголошень з таким розрахунком, щоб усі члени кооперативу - його працівники мали можливість з ним ознайомитися. Що стосується членів кооперативу, що не є його працівниками, то їм варто відправляти поштове повідомлення.

Загальні збори членів кооперативу в праві приймати рішення, якщо на ньому є присутнім більш п'ятдесятьох відсотків загального числа членів кооперативу.

Практично це означає, що збори правомочні, оскільки має кворум, якщо на момент закінчення реєстрації учасників збора зареєструвалися члени кооперативу, що володіють у сукупності більш ніж половиною голосів.

Якщо на момент реєстрації кворум не зібраний, то збори проводити не можна: воно неправомочно. У цьому випадку можна узагалі відмовитися від проведення позачергових зборів або ж оголосити дату проведення нових зборів. Що стосується чергового (річного) зборів, то відмовитися від його проведення не можна. Тому з'являється нова дата його проведення. Нові збори проводяться по порядку денному, що не відбулося зборів, її зміна не допускається. Організатори зборів повинні повторно довести інформацію про проведення цих зборів до зведення всіх членів кооперативу.

Рішення про перетворення кооперативу в господарське товариство або суспільство приймається по одноголосному рішенню членів кооперативу. Рішення про виключення члена кооперативу приймається двома третинами голосів присутніх. Кожен член кооперативу незалежно від розміру його паю при прийнятті загальними зборами рішень має один голос.

У виробничих кооперативах застосовується відкрите голосування, хоча Закон допускає і таємне голосування. Однак необхідно мати у виді, що при відкритому голосуванні на його результати впливають не тільки особисті переконання учасників збори, але й у значній мірі сама обстановка, у якій воно проходить, поводження його активних учасників, їхня реакція на хід зборів, позиція керівників кооперативу.

До того ж, відкрите голосування в силу видимої простоти і швидкоплинності досить заманливо для пасивної частини учасників збори, а також тієї частини, що не представляє дійсних наслідків, прийнятих зборами рішень. У той же час у відкритому голосуванні досить зацікавлені ті особи, що не упевнені в результаті таємного голосування.

У такій ситуації, при відсутності одностайної думки учасників збори по тому або іншому питанню, відкрите голосування стає перешкодою для вільного волевиявлення значної частини учасників збори, засобом тиску на голосуючим і проведення активною меншістю необхідних йому рішень.

Таємне голосування, на відміну від відкритого, дозволяє створити для всіх учасників зборів рівні умови для їхнього волевиявлення. Воно дозволяє врахувати дійсне відношення всіх учасників збори по тому або іншому питанню, винесеному на голосування, що корисно знати керівникам кооперативу.

У кооперативах, у яких збори проводяться порівняно часто (це в основному невеликі по чисельності учасників організації), можливе створення постійне діючих лічильних комісій. До компетенції таких комісій буде віднесена і реєстрація учасників збори, що дозволить проводити неї з більшою відповідальністю і знанням справи.

У кооперативах, у яких збори проводяться порівняно часто (це в основному невеликі по чисельності учасників організації), можливе створення постійне діючих лічильних комісій. До компетенції таких комісій буде віднесена і реєстрація учасників збори, що дозволить проводити неї з більшою відповідальністю і знанням справи.

Комісія створюється в кількості не менш 3-х людина: голова, секретар і члени комісії. Чисельний і персональний склад комісії визначається зборами шляхом відкритого голосування по представленню наглядацької ради або за пропозицією учасників збори. Голова і секретар комісії затверджуються зборами також шляхом відкритого голосування.

До складу лічильної комісії не повинні обиратися члени наглядацької ради, правління, ревізійної комісії (ревізор), голова кооперативу, а також особи, висунуті відповідно до повістки дня збори на ці посади.

Комісія веде облік учасників збори, визначає його кворум. У багатьох організаціях голова комісії повідомляє зборам про те, що кворум мається, після чого приймається рішення про початок роботи збори.

Комісія дає роз'яснення учасникам збори з питань, що виникають у зв'язку з проведенням голосування; забезпечують дотримання порядку ведення голосування, підраховує голосу і підводить підсумки голосування.

Лічильна комісія є робочим органом зборів, що приймають остаточні рішення з питань, віднесеним до її компетенції. Учасники зборів, також як і особи, що ведуть його, зобов'язані приймати до зведення і виконувати рішення комісії.

Відповідно до статті 17 Закону « Про кооперацію» у кооперативі з числом членів більш п'ятдесятьох може бути створений наглядацька рада, що здійснює контроль за діяльністю виконавчих органів кооперативу і вирішує інші питання, віднесені статутом кооперативу до компетенції його наглядацької ради.

Наглядацька рада кооперативу створюється з членів кооперативу. Число членів наглядацької ради і термін їхніх повноважень визначаються загальними зборами членів кооперативу. Наглядацька рада обирає зі свого складу його голови. Член наглядацької ради одночасно не може бути членом правління або головою кооперативу.

Рішення наглядацької ради приймаються на його засіданнях, що скликаються в міру необхідності, але не рідше чим один раз у півроку. Засідання ради скликаються його головою або особою, його що заміняє. Він скликає засідання за власною ініціативою, за вимогою члена (членів) ради, виконавчого органа суспільства - правління або голови кооперативу, ревізійної комісії (ревізора), не менш чим п'яти відсотків загального числа членів кооперативу, його аудитора.

Готує порядок денний засідання голова ради або особа, його що заміняє. У неї в обов'язковому порядку включаються питання, запропоновані органами й особами, за вимогою яких созывается засідання.

Повідомлення про засідання ради направляється кожному його членові в писемній формі. Засідання правомочне в присутності більш половини обраних членів ради.

Рішення на засіданнях ради приймаються простою більшістю голосів присутніх членів ради, за винятком випадків, коли потрібне одноголосність або кваліфікована більшість голосів (указуються ці випадки). При голосуванні з питань, що вимагають одноголосного рішення або кваліфікованої більшості голосів, не враховуються голоси вибулих членів ради.

При голосуванні кожен член ради володіє одним голосом (у випадку рівності голосів може бути передбачене право вирішального голосу голови ради або особи, його що заміщає). Передача права голосу одним членом ради іншому забороняється. Член ради, що проголосував проти прийнятого більшістю членів ради рішення, або що відмовився взяти участь у голосуванні, вправі подати в письмовому виді свою особливу думку для прилучення до протоколу засідання.

Діловодство ради веде його секретар, призначуваний радою. На засіданні ради в обов'язковому порядку ведеться його протокол. У ньому вказуються:

- місце і дата проведення засідання;

- члени ради й інші особи, що є присутнім на засіданні;

- порядок денний засідання;

- питання, поставлені на голосування, і підсумки голосування по них;

- прийняті рішення.

Протокол підписується головуючим і секретарем ради. Протоколи засідання наглядацької ради зберігаються поряд з документами строгої звітності.

У разі потреби, будь-яке засідання ради може бути відкладене на певний строк за згодою всіх присутніх на засіданні членів ради.

Питання, віднесені до виняткової компетенції наглядацької ради, не можуть бути передані на рішення виконавчих органів кооперативу.

Таким чином, до виняткової компетенції наглядацької ради відносяться наступні питання:

1. Здійснення контролю за дотриманням повноважень і фінансово-господарською діяльністю виконавчого органа кооперативу.

2. Твердження внутрішніх нормативних документів кооперативу, що визначають порядок діяльності його виконавчих органів.