1. Принципи побудови баз даних.

Специфіка економічної інформації.

Важливою складовою управлінської інформації є економічна інформація, які відтворює соціально-економічні процеси, як в сфері виробництва, так і в невиробничій сфері в усіх органах і на всіх рівнях управління. Економічна інформація відображає виробничо-господарську діяльність за допомогою системи натуральних і вартісних показників. Це дозволяє широко застосовуванти обчислювальну техніку в економіці. Ще однією специфічною характеристикою економічної інформації є її циклічність. Для більшості виробничих і господарських процесів характерна повторюваність складових її стадій та інформації, яка відображає ці процеси. Циклічність економічної інформації дозволяє використовувати спеціалізовані програми машинної обробки. Важливе значення для машинної обробки має форма представлення інформації. Економічна інформація обов’язково відображається на матеріальних носіях та передається по каналах зв’язку. Для підвищення достовірності ведеться обробка лише юридично оформленої інформації. Ще одною характерною рисою економічної інформації є її обсяги. Якісне управління економічними процесами неможливе без детальної інформації про них. Вдосконалення управління та збільшення обсягів виробництва супроводжується збільшенням супутніх інформаційних потоків. Економічні показники описують різні елементи як прості, так і складні. Кожен елемент (об’єкт, явище чи процес) володіє певними властивостями. Наприклад, матеріал описується вагою, габаритами, має ціну , відноситься до конкретного виду матеріальних ресурсів та інше. Відомості можуть бути різних рівнів та мати складну ієрархічну структуру. Дані про постачальника може включати його ім’я та адресу, номенклатуру продукції, що може поставлятися, умови постачання та інше. В свою чергу кожна з перерахованих властивостей може становити окремий елемент інформації з складною внутрішньою структурою. Але степінь деталізації інформаційних елементів не безконечна. Неподільний інформаційний елемент отримав назву реквізит по аналогії з реквізитом документу, що найчастіше використовується в економічній роботі. Синонімами цього терміну є елемент даних чи атрибут.

Інформаційні бази даних в організаціях.

Інформаційні бази даних включають весь комплекс статистичних показників, які характеризують господарську діяльність організації в цілому і її підрозділів, а також, фактологічний матеріал про всі фактори, які впливають на стан і тенденції розвитку організації. При формуванні бази даних вирішуються питання про систему збереження і обновлення даних, а також обгрунтовується ув’язка даних, їх взаємна узгодженість, можливість проведення порівняння і співставлення оцінок даних, що зберігаються в банку даних. Це має суттєве значення при об’єднанні первинних даних в укрупнені групи (файли) із своїми реквізитами. Бази даних неперервно обновлюються з врахуванням вимог основних користувачів банку даних.

На сьогодні в абсолютній більшості організацій створені і використовуються бази даних, в яких зберігається постійно обновлювана, максимально деталізована і систематизована по різноманітних ознаках інформація про кадровий склад працівників. Це дозволяє оперативно відслідковувати укомплектованість штатів, переміщення кадрів всередині організації, набір і звільнення працівників, заходи спрямовані на підвищення їх кваліфікації.

Організація інформаційних баз даних.

Користування банками даних, введених в ЕОМ, різко прискорює процес отримання інформації з джерел первинної інформації.

Комплексна автоматизована обробка інформації забезпечує об’єднання в єдиний комплекс всіх технічних засобів обробки інформації з використанням найновішої технології, методології і різноманітних процедур по обробці інформації. Створення комплексної автоматизованої системи передбачає використання всього комплексу технічних засобів обробки інформації, перехід до єдиної системи обробки всіх видів інформації.

Всією системою інформації керує, як правило, спеціалізований апарат управління. Він може містити наступні служби:

обчислювальний центр для обслуговування організації в цілому;

центральну службу інформації;

інформаційні системи у виробничих підрозділах, які складаються з таких відділів: обробки і аналізу інформації, обробки вхідної і вихідної документації, збереження і видачі інформаційних матеріалів, обслуговуванням обчислювальної техніки.

Деколи є доцільним створювати архівні центри збереження записів, в яких інформація зберігається на оптичних носіях великої ємності і може бути в найкоротший термін представлена по запиту через локальну обчислювальну мережу.

Як правило, у великих організаціях створюється центральна служба ведення записів і формування банку даних, в функції якої входить уніфікація всіх видів записів, як основи створення ефективної системи інформації. Ця служба розробляє єдину програму вдосконалення системи записів і надає допомогу в цьому всім користувачам.

Інформаційна база даних повинна задовольняти наступним вимогам:

структура бази даних повинна дозволяти легко розчленяти її на складові частини, які розміщуються в окремих вузлах мережі, забезпечувати простоту доступу до будь-якої підбази, захист від несанкціонованого доступу до тих чи інших даних і високу продуктивність в роботі з даними;

структура інформаційної бази повинна забезпечувати адекватність змісту зовнішньої (документальної) і внутрішньої (комп’ютерної) форми зберігання інформації про об’єкти чи процеси, з якими працює виконавець;

структура інформаційної бази і схема її розподілення по вузлах локальної обчислювальної мережі повинна забезпечувати можливість єдиного або одночасного процесу корегування декількох однакових баз даних, що зберігаються у різних вузлах, або ж заміну скорегованої бази даних одного вузла на всіх інших, зв’язаних з ним єдиною інформаційною мережею;

структура інформаційної бази повинна бути мінімально надлишковою і одночасно зручною для архівування даних.

Основні види записів.

На основі спеціальних програм, призначених для полегшення доступу і використання потрібної інформації розробляються різноманітні системи ведення записів. До найважливіших видів записів в організації відносяться наступні:

- технологічна документація, креслення, інженерно-конструкторські розрахунки;

- наукова документація, дослідно-конструкторські розробки, патенти та інша виробнича власність;

- дані обліку і фінансової звітності, фінансова документація;

- розрахунок заробітної плати працівників;

- тексти контрактів і супроводжуюча документація;

- тексти річних звітів і протоколів зборів акціонерів;

- дані для здійснення багатоваріантних розрахунків в рамках програм маркетингу по продукції і по господарському підрозділу;

- дані для розробки планів і показників самих планів.

Звичайно записи первинних даних діляться на дві групи:

Первинні - статистичні, які включають фінансові звітні показники, а також різноманітну текстову інформацію (доповіді, повідомлення, звіти про поточну господарську діяльність фірми чи перспективи розвитку);

Вторинні - складені на основі інформації першої групи пропозицій і рекомендацій, пов’язаних з питаннями управління організацією в цілому і по окремих підрозділах.

Означення бази даних.

Для зручності вводу - виводу, збереження та обробки інформації в організаціях почали використовувати бази даних. Бази даних стали реальністю завдяки створеним комп’ютерам і пристроям довготермінової пам’яті, здатних зберігати у цифровій формі значні обсяги інформації. Комп’ютер з допомогою відповідного програмного забезпечення дозволяє оперувати необхідною інформацією, яка є у довготерміновій пам’яті, представляти її в потрібній формі та послідовності. Вперше термін база даних появився ще в 1962 році.

База даних - це впорядкована сукупність спеціально організованих і логічно зв’язаних інформаційних елементів, яка відображає стан об’єктів та їх характерні параметри у розглядуваній предметній ділянці. На відміну від простих наборів даних бази даних володіють характерними перевагами відносно організованої іншим чином інформації:

для баз даних характерним є однократний ввід та багатократне використання інформації, введена інформація застосовується для вирішення багатьох проблем, забезпечується її багатоцільове і сумісне використання;

бази даних існують незалежно від конкретних прикладних програм, що забезпечує уніфікацію засобів організації даних і незалежність прикладних програм від організації даних;

бази даних володіють модельністю (структурованістю, що відображає певну предметну ділянку);

бази даних дозволяють встановити мінімально необхідний рівень надлишковості даних (тобто дані не дублюються при їх використанні різними користувачами);

в базі даних забезпечується дотримання стандартів представлення даних, що спрощує їх створення та обслуговування;

в базах даних забезпечується централізоване управління інформаційними ресурсами, синхронна підтримка даних для всіх прикладень, включаючи мови запитів і засоби захисту.

В банку даних здійснюється збереження та пошук інформації, завантаження та обновлення даних, їх реорганізацію та відновлення. Основні вимоги до банку даних: інтеграція баз даних і цілісність кожної з них, незалежність, мінімальна надлишковість даних, що зберігаються, і здатність до їх розширення. Важливою умовою ефективного функціонування банку даних є забезпечення захисту даних від несанкціонованого доступу або випадкового знищення даних, що зберігаються.