Кожний вид документів управлінського процесу в органах внутрішніх справ залежно від завдань, які в ньому поставлені, має своє призначення і порядок підготовки.

Вищою формою документів, державного управлін­ня є Конституція України, закони України, зокрема закони про органи представницької і виконавчої влади, кодекси і інші законодавчі акти. Одну з форм управлінських доку­ментів становлять укази Президента України, які можуть мати нормативний і індивідуальний характер.

Кабінетом Міністрів України приймаються поста­нови, які обов'язкові для виконання на всій території дер­жави. Вони також можуть бути нормативними і індивіду­альними, а також загального характеру. На підставі законів та інших правових форм методів державного управління вищих органів влади розробляються інші форми докумен­тального оформлення управлінської діяльності в органах внутрішніх справ.

Наказ - це основний розпорядчий документ, який видається керівником органу внутрішніх справ на основі єдиноначальності. Він може містити як індивідуальні при­писи (наприклад, покладення на особу конкретних обов'яз­ків), так і правові норми (встановлення режиму роботи від­ділу в цілому або конкретних його підрозділів тощо).

Накази, залежно від характеру сформульованих у них вимог, поділяються на три види: накази, що стосуються загальних та організаційних питань управління, накази з виробничо-технічних питань, накази з питань особового складу (кадрові).

Найважливіші накази (накази міністра по галузі, накази про введення в дію або затвердження статутів, інст­рукцій тощо) є нормативними, як такі, що містять норми права, запроваджують юридичні відносини.

Основними елементами наказу є: найменування ор­гану, начальник якого цей наказ видав (якщо накази внося­ться до спеціальної книги, назва органу вказується на об­кладинці і в кожному наказі не повторюється); місце і дата видання; номер; коротке формулювання змісту (про яке звичайно кажуть «назва»); текст самого наказу і підпис ке­рівника.

Як правило, текст поділяється на дві частини - кон­статуючу, яка не є обов'язковою і резолютивну. У конста­туючій частині дається оцінка стану справ, обґрунтовується мета або необхідність видання наказу. Вона повинна бути стислою і може складатися з однієї фрази, наприклад, «З метою зміцнення виконавчої дисципліни».

Резолютивна частини, коли їй передує констатуюча, починається зі слова «наказую». У разі відсутності конста­туючої частини, слова «наказую» може не бути.

Резолютивна частина складається з конкретних приписів, кожен з яких нумерується. Якщо припис один, він не нумерується. Приписи містять інформацію про те, що, кому, як і коли належить виконати для реалізації поставлених у наказі завдань. Якщо приписи стосуються однієї особи, вони об'єднуються в один пункт, який можна поділити на підпункти.

Дієслова у приписах вживаються лише у неозначе­ній формі (розглянути, вирішити, забезпечити тощо).

Рішення колегії - колегіальне управлінське рішен­ня, яке приймається колегією МВС України, або колегією УМВС в області, колегіями ГУМВС в Автономній Республіці Крим, Київській області та М.Києві з найбільш важли­вих комплексних питань організаційної і оперативно-службової діяльності. Рішення колегії проводяться в життя наказами міністра, начальниками ГУМВС, УМВС, або осо­бами, які їх заміщають. Отже, рішення колегії не можна розглядати як самостійний нормативний акт, а тільки як додаток до наказу. Прикладом може бути прийняти колегі­єю МВС річний план роботи і направлений в органи внут­рішніх справ як додаток до відповідного наказу міністра.

Положення є нормативним актом, який регламен­тує правовий статус (компетенцію, обов'язки, відповідаль­ність) органів і підрозділів внутрішніх справ, їх завдання, функції, права, оцінку діяльності і правовий статус. Напри­клад, положення про відділ МВС України в районі, поло­ження про управління карного розшуку УМВС в області.

Настанова - кодифікований нормативний акт, що об'єднує в собі норми, які регламентують певний вид слу­жбової діяльності. Наприклад, настанова про порядок про­ведення бойових стрільб, настанова по службі чергових ча­стин органів внутрішніх справ.

Статути також становлять кодифіковані нормати­вні акти, які регламентують специфіку діяльності окремих підрозділів і служб МВС.

Наприклад, Статут Університету внутрішніх справ, Статут патрульно-постової служби, Дисциплінарний статут.

Директива міністра внутрішніх справ - норматив­ний документ, що встановлює цілі, завдання і актуальні проблеми всієї системи органів внутрішніх справ на певний період.

Вказівка також є розпорядчим документом. Вона відрізняється від наказу тим, що містить приписи тільки оперативного, одноразового характеру, не має назви органу (хоча остання входить, як складова частина, у назву посади особи, яка підписала вказівку). Замість слова «наказую» вживаються слова «зобов'язую», «пропоную» чи «вима­гаю», які друкуються (пишуться), як і слово «наказую» в наказі, окремим рядком. Перед текстом вказівки, як прави­ло, розміщується вступне речення про причини або мету її видання: «Відповідно до вимог Наказу МВС від,..», «З ме­тою...» тощо. Якщо накази реєструються окремо, то вказів­ка одержує звичайний вихідний номер. Дата її видання розміщується під підписом. За формою текст вказівки по­дібний до тексту наказу.

Інструкція - управлінський документ нормативного характеру. Нею начальник органу, базуючись на законі і підзаконних актах, встановлює порядок діяльності певних категорій працівників щодо здійснення покладених на них завдань або виконання конкретних видів роботи (інструкція постового спеціального поста, або інструкція щодо дій особового складу відділу у випадку пожежі). Констатуючої частини інструкція не містить, дієслова в ній вживаються у третій особі теперішнього часу. Начальник органу може як підписувати, так і затверджувати інструкцію. Різновидом інструкції є правила.

Протокол як суто розпорядчий управлінський до­кумент (значення цього слова значно ширше) існує для фі­ксації самого ходу обговорення питань на зборах, нарадах, засіданнях, а також прийнятих з цих питань рішень. Нале­жним чином оформлений протокол має найменування, но­мер, назву наради або засідання, дату проведення. Вказує­ться, хто був присутній і хто керував нарадою, порядок денний. Протокол підписує той, хто його склав, та керую­чий нарадою (засіданням).

Щодо кожного питання, яке обговорювалося, в тек­сті протоколу повинні бути розділи «слухали» та «ухвали­ли» («постановили»). Наприклад: «Слухали про стан боро­тьби зі злочинністю неповнолітніх», після цього короткий виклад виступів учасників наради. У розділі «Постанови­ли» рішення викладається таким же чином, як приписи у наказі.

Висновок готується за підсумками службового роз­слідування, перевірки скарг, заяв та ін. Він повинен мати заголовок, з якого було б зрозуміло, у зв'язку з чим він складений; преамбулу, в якій вказується посада, спеціальне звання, прізвище, ініціали, предмет розгляду у формі діє­прислівникового звороту, наприклад: «розглянувши скар­гу» (подання прокуратури, певні матеріали тощо) і прису­док «встановив:...» Після слова «встановив», яке розміщує­ться на окремому рядку, викладаються встановлені факти і висновки з них. Потім звичайно вживається фраза «виходя­чи з вищевикладеного, вважаю за доцільне:...» і перерахо­вуються пропозиції щодо вирішення питання, у зв'язку з яким складено висновок. Висновок підписується особою, яка його склала, та затверджується керівником, який дору­чив цій особі проведення службового розслідування (пере­вірки).

Листи поділяються на запити, прохання, відповіді, інформації і супровідні листи. Текст перших чотирьох ка­тегорій листів складається з двох частин: констатуючої або мотивуючої, в якій описуються факти, що були підставою для написання листа, і основної, в якій викладаються ви­сновки, пропозиції, прохання, рішення. Як і наказ або вка­зівка, лист повинен мати коротке формулювання змісту. Супровідний лист починається зі слів «надсилаю», «повер­таю, далі вказується, що саме надсилається або повертаєть­ся адресату. Лист-відповідь повинен містити посилання на номер, дату і зміст листа-запиту. Замість листа використо­вується також телеграма або телефонограма.

Доповідна записка - це різновид інформаційного листа. Відрізняється від останнього найменуванням («До­повідна записка про... ») і обов'язковою наявністю пропо­зицій.

Довідка відрізняється від листа тим, що не адресує­ться і не містить висновків та пропозицій, а лише описує та підтверджує конкретні факти. Довідка має заголовок.

Рапорт є зверненням до вищої посадової особи. Його обов'язкові складові частини такі: адресування (на­приклад, начальнику УМВС області генерал-лейтенанту міліції П.П. Петренку), найменування («Рапорт»), текст (аналогічно тексту листа), зліва під текстом - дата, справа - найменування посади, спеціальне звання, прізвище, ініціа­ли та підпис особи, яка склала рапорт.

Припис видається керівником працівнику органу для підтвердження наданих останньому повноважень (на­приклад, на перевірку об'єкта дозвільної системи або наря­ду, який охороняє спеціальний об'єкт тощо). Припис міс­тить назву органу, яким він виданий («Припис»), дату ви­дання, кому видано, обсяг повноважень цієї особи, строк дії припису, посада, звання, ініціали, прізвище та підпис на­чальника органу, завірений гербовою печаткою.

В управлінській діяльності використовується також акти, огляди, звіти, таблшр, пояснювальні записки тощо.

Документальне оформлення управлінських рішень набуває особливого значення в умовах комп'ютеризації. В основі сучасного управління лежить опанування інфор­маційними технологіями, що забезпечують процес розроб­ки управлінських рішень. Комп'ютеризація органів внутрі­шніх справ охоплює головним чином функціональну діяль­ність і документаційне забезпечення управління - обробку, збереження і пошук інформації. Фактично управління в ор­ганах внутрішніх справ - це збір і оцінка інформації для прийняття управлінських рішень та організація їх вико­нань. Використання комп'ютерів, особливо персональних, дозволяє автоматизувати більшість технічних операцій, ви­вільнити працівників служб управління від рутинної робо­ти, створити умови для їх творчої діяльності, забезпечити зростання результативності праці при значному скороченні трудозатрат на збір, обробку, передачу і використання документаційної інформації, упорядкування документообігу.