Принтеры и учет бизнеса

Современный офис не может обойтись без оргтехники, особенно, без печатающего оборудования. Счета, накладные, договора, распоряжения, приказы, обычные объявления для сотрудников – все это требует наличия принтера, ведь писать от руки такое количество бумаг долго. Поэтому возникает необходимость купить принтер.

Стоят принтеры сегодня не так уж и дорого, чтобы можно было переживать за корпоративный бюджет. Однако не только цена самого устройства является основным показателем при принятии решения о покупке. Стоит также обратить внимание на стоимость последующего обслуживания прибора. Сюда входит замена картриджей, чистка печатающих механизмов, замена деталей и т.д. 

Кроме того, важно сразу решить, какими функциями должен обладать принтер, который будет установлен в вашем офисе. Хороший офисный принтер должен обладать такими качествами, как:

- высокое качество печати;

- соответствующая вашим потребностям производительность;

- надежность и долговечность эксплуатации;

- компактность;

- экономичность расхода краски.

Остановимся подробнее на производительности принтера, то есть на том количестве документов, которое он может распечатать, и за какое количество времени. Приведем пример. Если в месяц сотрудники вашего офиса распечатывают 2-20 тысяч копий документов, то лучше приобрести лазерный принтер, который может печатать около 30 копий в минуту. Это действительно быстро – копии документов буквально вылетают в лоток.

Перейдем к качеству печати. Оно зависит от разрешения печати вашего принтера. Оптимальный вариант тут 1200 т/д, но можно выбрать и устройство с разрешением немного ниже, если высокая четкость печати вам не столь необходима.

Даже если офис у вас большой, загромождать его габаритной ортехникой не стоит. остановите свой выбор на компактных моделях принтеров, которые смогут при необходимости поместиться на любом рабочем столе, хотя практика показывает, что для печатающей техники лучше выделить отдельный небольшой стол, стоящий рядом с основным.

Советуем обратить особое внимание на модели принтеров, имеющих функцию «Quiet mode», снижающую рабочий шум устройства до минимума. Также пригодиться вам и режим самодиагностики, позволяющий принтеру самостоятельно выявить проблему и решить ее. Это позволит сэкономить на вызове мастера, если проблема невелика. А наличие функции «фотопринтера» станет приятным дополнением, облегчив выполнение определенных задач.

Пару слов о мастерах. Чем быстрее и проще выполняется ремонт принтера, тем меньше времени будет потрачено вашими сотрудниками впустую в ожидании устройства из ремонтной мастерской. Кроме того, это позволит сэкономить деньги, ведь сложные ремонты всегда стоят дороже. То же самое касается простоты и экономичности заправки картриджей. Не даром сегодня большой популярностью пользуются СНПЧ, долить краску в которые можно даже без помощи мастера.

Чем внимательнее вы подойдете к выбору принтера для офиса, тем эффективнее будет документооборот в вашей компании. Это доказано и не раз самими офисными сотрудниками на практике.